Grundlagen

Hilfe

Wenn Sie während der Nutzung der Anwendung Hilfe benötigen, können Sie auf diese Hilfe zurückgreifen.

Klicken Sie im Programmmenü <Hilfe> auf die Funktion <Inhalt> oder drücken Sie <F1>.

Mit Hilfe der allgemeinen Tastenkombination <STRG><F>können Sie hier nach bestimmten Inhalten suchen.

Schnelleinstieg und Leitfaden

Nutzen Sie unseren Schnelleinstieg und Leitfaden auf unserer Website.

Musterprojekte

Lernen Sie K3KostenControlling mit Hilfe der Musterprojekte kennen.

Wählen Sie im Programmmenü <Hilfe> eines der Musterprojekte aus.

Fallbeispiele

Schlagen Sie konkrete Berechnungsbeispiele in unserem Lexikon des KostenControllings nach.

Wählen Sie im Programmmenü <Hilfe><Fallbeispiele> aus.

Publikationen

Nutzen Sie unsere aktuellen Publikationen zum Thema KostenControlling im Projektmanagement der Bau- und Immobilienwirtschaft auf unserer Website.

Workshops

Workshops für Ihr Unternehmen als Schnelleinstieg, Auffrischung, Vertiefung oder Fortbildungsmaßnahme. Weitere Informationen auf unserer Website.

Support

Senden Sie Ihre Fragen an unseren Support: support@K3KostenControlling.de

Benutzeroberfläche

Titelleiste

Die obere Titelleiste zeigt die ausgewählte Projektdatei an (z. B. ...\K3Musterprojekt.K3K).

Programmmenü

Unmittelbar darunter befindet sich das Programmmenü mit Dateifunktionen (Datei), Einstellungen, Tools und Hilfefunktionen (Hilfe).

Navigationsbaum (links)

Der linke Teil stellt die Navigation (Navigationsbaum) in die Hauptbereiche zur Verfügung (z. B. Start, Berichte und Budgets).

Navigationstitelleiste (farbig)

Die obere farbige Navigationstitelleiste zeigt den ausgewählten Navigationsbereich, Projektinformationen und die Schaltfläche für Währung und den Umsatzsteuerstatus.

Farben der Navigationsbereiche:
- Budgets (Farbe Rot)
- Verträge/Aufträge (Farbe Gelb)
- Rechnungen/Freigaben (Farbe Grün)
- Hochrechnung/Prognose (Farbe Blau)

Funktionsmenüleiste

Unmittelbar darunter befindet sich die obere Funktionsmenüleiste mit Funktionen (z. B. Neu und Weitere Aktionen).

Diese Funktionen erstellen die Hauptinformationen (z. B. neue Budgets).

Die Beträge der Hauptinformationen berechnen sich oftmals aus den Unterinformationen.

Register-Funktionsmenüleiste

Die unterschiedlichen (Unter-)Bereiche können mit Hilfe von Registern ausgewählt und bearbeitet werden (untere Register-Funktionsmenüleiste).

Statusleiste

Die Statusleiste zeigt aktuelle Versionsinformationen (links) und stellt allgemeine Ansichtseinstellungen (rechts) zur Verfügung (z. B. Zoom der Spaltenbreiten).

Begriffe

Budgets

Budgets sind Kosten aus Kostenermittlungen (z. B. Kostenberechnung nach DIN 276).

Budgets sind unterteilt in die Bereiche <Originalbudgets> und <Änderungen>.

Originalbudgets sind Kosten der ursprünglichen Kostenermittlungen.

Änderungen sind Kosten der Änderungen und Umbuchungen.

Aufträge, Verträge, Vergaben

Die Begriffe Aufträge und Verträge werden unter dem Begriff Vergaben zusammengefasst.

Ein Vertrag ist ein Container, der mehrere Aufträge enthalten kann.

Aufträge sind Kosten aus Angeboten, Kosten aus Verträgen oder Kosten für voraussichtliche Auftragskosten.

Aufträge sind unterteilt in die Bereiche <Originalaufträge>,< Nachträge> und <Rückstellungen>.

Originalaufträge sind ursprünglich beauftragte Kosten.

Nachträge sind nachträglich beauftragte Kosten.

Rückstellungen sind voraussichtlich zu beauftragende Kosten.

<Aufträge> = <Originalaufträge> und <Nachträge>
<Aufträge*> = <Originalaufträge> und <Nachträge> und <Rückstellungen>

Freigaben, Rechnungen, Abrechnungen

Die Begriffe Freigaben und Rechnungen werden unter dem Begriff Abrechnungen zusammengefasst.

Rechnungen sind Zahlungsanforderungen und Container für mehrere Freigaben.

Freigaben sind geprüfte Kosten der Rechnungen.

Freigaben sind unterteilt in< Freigaben> und <Einbehalte>.

Einbehalte sind Kosten, die zu einem späteren Zeitpunkt bezahlt werden.

Zahlungen sind (aus-)bezahlte Kosten der Freigaben.

<Freigaben*> = <Freigaben> und <Einbehalte>

Hochrechnung

Die Hochrechnung ist eine zweistufige Abweichungsanalyse mit einer Worst-Case-Systematik.

Die Hochrechnung berücksichtigt Informationen aus den Bereichen <Budgets>, <Aufträge*> und <Freigaben*>.

Prognose

Die Prognose berechnet sich aus der Addition der (objektiven) Hochrechnung und den Kostenpositionen aus dem Register <Unbekanntes>.

Das Unbekannte sind (subjektive) Kosteneinschätzungen die zusätzlich zu den Beträgen der Hochrechnung erwartet werden.

Systematik

Budget

Einem Budget können ein oder mehrere Aufträge zugeordnet werden.

Beispiel:
- Budget Gutachten mit getrennten Aufträgen für Denkmalschutz und Baugrunduntersuchungen

Budgets können mit Hilfe von Katalogelementen kategorisiert (gruppiert) werden.

Beispiele:
- Hauptkostengruppen der DIN 276 (zum Beispiel 300 Bauwerk - Baukonstruktion)
- Bauabschnitte (zum Beispiel Bauabschnitt 1 Wohnen und Bauabschnitt 2 Gewerbe)
- Kategorien von Förderrichtlinien (zum Beispiel förderfähige Kosten und nicht förderfähige Kosten)

Vergabe

Die Vergabe beinhaltet Verträge und Aufträge.

Ein Auftrag wird einem Budget zugeordnet.

Ein Auftrag ist eine Teilleistung innerhalb eines Vertrages.

Ein Auftrag wird einem Vertrag zugeordnet.

Ein Vertrag entspricht einer Bestellung in der Materialwirtschaft.

Dem Vertrag werden Kosten über Aufträge zugeordnet.

Dem Vertrag selbst werden keine Kosten zugeordnet.

Beispiele:
- Rohbauvertrag mit getrennten Aufträgen für die Leistungsbereiche Erdarbeiten, Betonarbeiten und Mauerarbeiten
- Generalunternehmervertrag mit getrennten Aufträgen für Leistungsbereiche nach VOB/C
- Stufenvertrag für Planungsleistungen mit getrennten Aufträgen für die Leistungsphasen nach HOAI
- Vertrag mit getrennten Aufträgen für Nachträge
- Vertrag mit getrennten Aufträgen für unterschiedliche Umsatzsteuersätze

Abrechnung

Die Abrechnung beinhaltet Rechnungen und Freigaben.

Eine Freigabe wird einem Auftrag zugeordnet.

Eine Freigabe ist eine zur Zahlung freigegebene Leistung innerhalb einer Rechnung.

Eine Freigabe wird einer Rechnung zugeordnet.

Eine Rechnung wird einem Vertrag zugeordnet.

Eine Rechnung übernimmt zwei Funktionen:

- Dokumentation der Zahlungsanforderung des Auftragnehmers

- Sammelfunktion für mehrere Freigaben innerhalb einer Rechnung (vergleichbar mit Vertrag und Aufträge)

Der Rechnung werden die Kosten über die Freigaben zugeordnet.

Der Rechnung selbst werden keine Kosten zugeordnet.

Beispiele:
- Abschlagsrechnungen Rohbau mit getrennten Freigaben für die Leistungen Erdarbeiten, Betonarbeiten und Mauerarbeiten
- Abschlagsrechnungen mit getrennten Freigaben für die Planungsleistungen der HOAI-Leistungsphasen
- Abschlagsrechnungen mit getrennten Freigaben für die ursprünglich beauftragten Leistungen und die nachträglich beauftragten Leistungen (Nachträge)
- Schlussrechnung mit der ursprünglichen Freigabe und der korrigierten Freigabe
- Rechnungen mit Freigaben für unterschiedliche Umsatzsteuersätze

Hochrechnung

Die Hochrechnung ist eine zweistufige Abweichungsanalyse mit Worst-Case-Systematik.

Die Hochrechnung berechnet die voraussichtlichen Endabrechnungskosten.

Die erste Abweichungsanalyse berechnet die Abweichung zwischen dem Budget und der Summe der zugeordneten Aufträge*.

Die zweite Abweichungsanalyse berechnet die Abweichung zwischen dem Auftrag* und der Summe der zugeordneten Freigaben*.

Mittelabfluss

Der Mittelabfluss berechnet die zeitliche Verteilung der Kosten.

Die Termininformationen können aus Microsoft-Excel oder Microsoft-Project importiert werden.

Der berechnete Mittelabfluss verteilt die Beträge der Hochrechnung mit Hilfe der Termininformationen oder enthält manuelle Eingaben.

Die bisherigen Mittelabflüsse entsprechen den Freigaben (ohne Einbehalte).

Die verbleibenden Mittelabflüsse berechnen sich aus der Differenz der berechneten und bisherigen Mittelabflüsse.

Kostenpositionen

Kostenpositionen sind die Grundelemente (Summanden) der (Kosten-)Beträge der Budgets. Die Ergebnisse werden automatisch in die übergeordneten Bereiche übertragen.

Kostenpositionen dienen der Kalkulation und Dokumentation.

Budget 90.000 Betrag Budget (Summe)

01 Kostenposition 40.000 Summand
02 Kostenposition 30.000 Summand
03 Kostenposition 20.000 Summand

Mit Hilfe der Eigenschaft <aktiviert> können Kostenpositionen deaktiviert werden, um diese bei Berechnungen (Summierungen) nicht zu berücksichtigen.

Budget 50.000 Betrag Budget (Summe)

01 Kostenposition deaktiviert
02 Kostenposition 30.000 Summand (aktiviert)
03 Kostenposition 20.000 Summand (aktiviert)

Aktivieren, Deaktivieren

Öffnen Sie den gewünschten Navigationsbereich und wählen Sie das gewünschte Register.

Öffnen Sie die Eingabe und aktivieren oder deaktivieren Sie Kostenposition mit Hilfe der Eigenschaft <aktiviert>.

Bei Deaktivierung der Eigenschaft wird der Betrag in der Summe nicht berücksichtigt - die Informationen bleiben für die Dokumentation dennoch erhalten.

Navigieren

Navigationsbereiche werden nachfolgend auch als Bereiche bezeichnet.

In den einzelnen Navigationsbereichen können Sie neue Daten eingeben, bearbeiten, löschen und überwachen.

Sie erreichen die Navigationsbereiche eines (Teil-)Projektes über unterschiedliche Navigationspfade.

Navigationsmenüpunkt im Navigationsbaum (links)
Funktion der oberen oder unteren Funktions-Menüleiste
Funktion im Menüpunkt <Weitere Aktionen> (z. B. Gehe zu Rechnungen)
Funktion im Kontextmenü

Beispiel Navigationsbereich <Rechnungen>:

Navigationspfad 1 (Schnellzugriff):
Klicken Sie auf die Funktion <Rechnungen> im Navigationsbaum (links).
Navigationspfad 2:
Navigieren Sie in den Bereich <Freigaben>.
Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Rechnungen> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> oder im Kontextmenü.
Navigationspfad 3:
Navigieren Sie in den Bereich <Verträge> und wählen Sie das Register <Rechnungen>.
Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Rechnungen> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> oder im Kontextmenü.

Über die linke Schaltfläche mit dem Symbol <Zurück> in der farbigen Navigationstitelleiste, wechseln Sie in den zuletzt geöffneten Bereich.

Grundfunktionen

Die Funktionen <Neu>, <Bearbeiten> und <Löschen> sind in allen Navigationsbereichen identisch.

Neu

Öffnen Sie den gewünschten Navigationsbereich.

Klicken Sie anschließend auf die gewünschte Funktion, zum Beispiel <Neues Budget> und geben Sie die gewünschten Informationen ein.

Bearbeiten

Öffnen Sie den gewünschten Navigationsbereich.

Klicken Sie anschließend entweder

auf die Funktion <Bearbeiten> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> oder
auf die Funktion <Bearbeiten> im Kontextmenü oder
doppelklicken Sie auf das gewünschte Element und

bearbeiten Sie die gewünschten Informationen.

Mit einem Doppelklick auf das markierte Element öffnen Sie das ausgewählte Element für eine nachträgliche Bearbeitung.

Löschen

Öffnen Sie den gewünschten Navigationsbereich.

Markieren Sie das gewünschte Element.

Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Löschen> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> oder im Kontextmenü.

Gruppieren oder Kategorisieren (mit Zwischensummen)

Öffnen Sie den gewünschten Navigationsbereich.

Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Ansichtseinstellungen> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> und wählen Sie die gewünschte Gruppierung aus.

Suchen und Filtern

Öffnen Sie den gewünschten Navigationsbereich.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Spaltentitel und wählen Sie den Menüpunkt <Suchen und Filtern>.

Tragen Sie das Suchen das gewünschte Filterkriterium ein.

Wählen Sie unter <Vergleichen> die gewünschte Vergleichsoption (z. B. Teil des Feldinhaltes oder Anfang des Feldinhaltes) aus.

Erstellen Sie additive Kriterien mit Hilfe von Semikolons.

Der Spaltentitel mit den Filterkriterien wird nach der Filterung <unterstrichen> dargestellt.

Beispiel:
Additives Kriterium (und Option Teil des Feldinhaltes) für den Inhalt der Spalte <Rechnungs-Nr.>: 123;ABC
Ergebnis: Anzeige der Rechnungen XX123XX und XXABCXX

Löschen Sie die Filterkriterien mit der Funktion <Standardansicht wiederherstellen>.

Öffnen Sie den Dialog <Suchen und Filtern> mit Hilfe der Tastenkombination STRG+F.

Sortieren

Öffnen Sie den gewünschten Navigationsbereich.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Spaltentitel und wählen Sie die gewünschte Sortierung aus.

Die Sortierung erfolgt Zeichen für Zeichen von links nach rechts:
1. Sonderzeichen
2. Zahlen
3. Buchstaben

Bindestriche werden bis auf eine Ausnahme ignoriert: Wenn zwei Textzeichenfolgen bis auf einen Bindestrich identisch sind, wird der Text mit dem Bindestrich nachfolgend sortiert.

Inkrementelle Suchfunktion

Öffnen Sie den gewünschten Navigationsbereich.

Geben Sie die Zeichen der gesuchten Zeichenkette in der gewünschten Spalte (nicht Spaltentitel) ein, um mit der Suche zu beginnen.

Speichern

Nach jeder Eingabe von Daten erfolgt ein automatischer Speichervorgang.

Ein eigener Speichervorgang vergleichbar mit MS-Office-Anwendungen (z. B. MS-Excel) ist nicht erforderlich.

Die Daten werden automatisch in der ausgewählten (Projekt-)Datei gespeichert.

Exportieren

Beim Export werden die angezeigten Daten in die Anwendung Microsoft-Excel exportiert.

Exportieren

Klicken Sie auf die Funktion <Export nach Microsoft-Excel> im Menüpunkt <Weitere Aktionen>.

Die Funktion <Export nach Microsoft-Excel> steht in allen Navigationsbereichen zur Verfügung.

Kataloge

Kataloge sind Abkürzungsverzeichnisse.

Mit Katalogelementen erhalten Datensätze ein gemeinsames Kennzeichen (Kategorisierung, Klassifizierung) für Filter- und Gruppierungsfunktionen in den Ansichten und Berichten.

Beispiele:
- Status
- Kategorie (Hinweis: Kurzzeichen S1, S2, S3, S4, S5 und S6 stehen für Struktur 1, 2, 3, 4, 5, 6)

Neue Katalogelemente erstellen Sie entweder im Voraus oder direkt bei der Eingabe:

Erstellen Sie Katalogelemente im Voraus im Bereich <Einstellungen><Kataloge> im Programmmenü.

Erstellen Sie neue Katalogelemente direkt in den Eingabedialogen durch Klick auf den Eintrag <Neues Element...>.

Importieren Sie Katalogelemente aus einer MS-Excel-Datei im Bereich <Einstellungen><Kataloge> im Programmmenü.

Katalogelemente können auch nachträglich bearbeitet werden.

Beispiele (Kategorien der Budgets S1 bis S6):
- Hauptkostengruppen der DIN 276, wie zum Beispiel <300 Bauwerk - Baukonstruktion>
- Bauabschnitte, wie zum Beispiel <Bauabschnitt 1> oder <Bauabschnitt 2>
- Kategorien wie zum Beispiel <förderfähige> oder <nicht förderfähige> Kosten
- Kategorien wie zum Beispiel <anrechenbare> und <nicht anrechenbare> Kosten
- Vergabeeinheiten oder Leistungspakete, wie zum Beispiel <Rohbau> oder <Innenausbau>
- Kategorien nach den Anforderungen der Finanzbuchhaltung, wie zum Beispiel Kostenträger

Auftragnehmer werden im Katalog <Auftragnehmer> gespeichert.

Beispiel (Feldinhalte):
Auftragnehmer: Hochbau Meisterbau Gmbh mit der Kreditoren-Nr. 98765
Kurzzeichen: MSTB oder 98765
Kurztext: Hochbau Meisterbau GmbH
Langtext: 98765 (Kreditoren-Nr. oder Kreditorkonto) oder Informationen wie Adresse oder Kontoinformationen

Kategorisieren

Öffnen Sie den gewünschten Navigations- und Eingabebereich.

Wählen Sie ein Element im Auswahlfeld, zum Beispiel <S1-Kostengruppe>, aus oder klicken Sie auf den Eintrag <Neues Element...>.

Kataloge bearbeiten

Klicken Sie auf die Funktion <Kataloge> im Programmmenü <Einstellungen>.

Katalogelemente importieren

Wählen Sie im Programmmenü <Einstellungen> die Funktion <Kataloge>.

Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Import> und folgen Sie anschließend den Bildschirmanweisungen.

Beispiel 1: Neue Katalogelemente einfügen
Erforderliche Feldzuordnung: <Kurzzeichen> der neuen Kataloglemente

Beispiel 2: Vorhandene Katalogelemente aktualisieren
Erforderliche Feldzuordnungen: <Kurzzeichen> der vorhandenen Kataloglemente

Indikatoren

In den Spalten erhalten Sie Indikatoren zu den Kostenpositionen:

<!> Abgeschlossen (Hochrechnung)
<E> Ereignisgesteuert (Mittelabfluss)
<F> Fehlerhafte Summen (Mittelabfluss)
<M> Manuelle Eingabe (Basisplan, Szenario, Zielvergaben, Unbekanntes)
 Fehlerhafte Anteile [%] (Mittelabfluss)
<S> Summand der Rechnungskette (Freigaben)
<T> Fehlerhafte Terminvorgänge (Mittelabfluss)

Umsatzsteuer

In K3KostenControlling wird der Begriff <Umsatzsteuer (USt.)> gleichbedeutend mit dem Begriff Mehrwertsteuer (MwSt.) verwendet.

Umsatzsteuerstatus und Umsatzsteuersatz

Mögliche Umsatzsteuerstatus sind <ohne Umsatzsteuer> und <mit Umsatzsteuer>.

Die Abkürzung für Umsatzsteuer ist <USt.>.

Jeder Kostenposition ist ein eigener Umsatzsteuersatz (Beispiel 19%) zugeordnet.

Für neue Kostenpositionen wird der Standard-Umsatzsteuersatz aus den Einstellugen übernommen.

Umsatzsteuerstatus ändern

Verändern Sie den Umsatzsteuerstatus für die Navigation und Eingabe.

Klicken Sie dazu auf die Funktion <EUR ohne USt.> in der farbigen Navigationstitelleiste oben rechts.

Nach jedem Klick wechselt der Umsatzsteuerstatus.

Umsatzsteuersatz (Standard) ändern

Bearbeiten Sie den Standard-Umsatzsteuersatz im Programmmenü <Einstellungen><Allgemein>.

Änderungen wirken sich auf neue Kostenpositionen aus.

Bestehende Kostenpositionen werden nicht verändert.

Umsatzsteuerstatus für die Eingabe

Die Eingabe kann ohne Umsatzsteuer oder mit Umsatzsteuer erfolgen.

Der aktuelle Umsatzsteuerstatus wird in der farbigen Navigations-Titelleiste und in den jeweiligen Eingabedialogen (Zeilenüberschriften) angezeigt.

Umsatzsteueraufteilung bearbeiten

Bearbeiten Sie die Aufteilung im Bereich <Start><Weitere Aktionen><Extras>.

Beispiel:
Ein Technologiezentrum wird zu 65 Prozent an eine Universität und zu 35 Prozent an private Industrieunternehmen vermietet.
Die Projektkosten werden mit dem Umsatzsteueranteil der Universität (65 Prozent der Umsatzsteuer) im Bericht <Einzelprojekt><Sonstige><Hochrechnung Umsatzsteueranteil> berechnet.

Hinweise Rundungsdifferenzen

Rundungsdifferenzen sind im Zusammenhang mit der Umsatzsteuerberechnung und deren Rückumrechnung von Geldbeträgen nicht auszuschließen, da Geldbeträge üblicherweise auf zwei Nachkommastellen gerundet werden (Beispiel: Standardwährung EUR).

Daher ist auf die gewünschte Richtung der Berechnung der Umsatzsteuer zu achten.

- Standard: Betrag ohne Umsatzsteuer in einen Betrag mit Umsatzsteuer

- Betrag mit Umsatzsteuer in einen Betrag ohne Umsatzsteuer

Je nach gewählter Richtung kann eine Rundungsdifferenz von +/- 0,01 bei der Gegenüberstellung der beiden Varianten entstehen.

Beispiel (Umsatzsteuersatz 19 Prozent)

Variante 1:
Eingabe mit Umsatzsteuer: 11.500,00
Die Umsatzsteuer beträgt auf 2 Nachkommastellen gerundet: 1.836,13 (1.836,1345)
Der Betrag ohne Umsatzsteuer beträgt: 9.663,87 (11.500,00-1.836,13)

Variante 2:
Eingabe ohne Umsatzsteuer: 9.663,87
Die Umsatzsteuer beträgt auf 2 Nachkommastellen gerundet: 1.836,14 (1.836,1353)
Der Betrag mit Umsatzsteuer beträgt: 11.500,01 (9.663,87+1.836,14)

Differenz 0,01 bei Gegenüberstellung von Variante 1 und Variante 2:
Gegenüberstellung der Variante 1 (11.500,00) und der Variante 2 (11.500,01) ergibt eine Rundungsdifferenz von 0,01.

Währungen

In K3KostenControlling kann die Währung selbst bestimmt werden.

Die Standardwährung ist EUR (Euro).

Bearbeiten Sie das Währungskennzeichen im Programmmenü <Einstellungen><Allgemein>.

Definieren Sie das Währungskennzeichen zu Projektbeginn.

Die Eingabe entspricht dem dreistelligen ISO-4217-Währungscode.

Beispiel:
Schweizer Währungscode <CHF>

Codierungen

Elemente (z. B. eine Rechnung) erhalten eindeutige Identifizierungen (DIN 69901-4) mit Hilfe einer Codierung (z. B. Rechnungs-Nr.).

Die Codierungen erfolgen mit Hilfe von alphanumerischen Feldinhalten.

Die Codierungen erfolgen <Case Insensitive> - daher keine Unterscheidung zwischen großen und kleinen Buchstaben (Beispiel: <Abc> und <abc> sind identisch).

Die Codierungen bestimmen die Sortierung der Elemente.

Die eindeutige Identifizierungen (Codierungen) für Elemente innerhalb eines Bereichs (z. B. Rechnungs-Nr.) erfolgt innerhalb eines (Teil-) Projekts.

Die eindeutige Identifizierungen (Codierungen) für Kataloge-Elemente (z. B. Auftragnehmer) erfolgt innerhalb einer (Projekt-)Datei.

Das Start-Element oder das End-Element (bei aufsteigender Sortierung) bestimmt die Vorschlags-Systematik für neue Elemente.

Beispiele:
001, 002
ABC, ABD
A01, A02
3.01, 3.02
XY.0001, XY.0002
999, 999A
ZZZ, ZZZA

Startwerte (Standard) für Codierungen:
- Projekt-Nr.: 01
- Budget-Nr.: 001
- Vertrags-Nr.: 001
- Rechnungs-Nr.: 0001
- Kurzzeichen (Katalogelemente): keine Start-Codierung

Die Anzahl der Zeichen für die Codierung (eindeutige Identifizierung) ist so kurz wie möglich zu wählen (Empfehlung: maximal 8 Zeichen).

Als Zeichen stehen

Zahlen (0,1,2,3,4,5,6,7,8,9)
Buchstaben (ohne Umlaute und ohne Ligaturen (Beispiel: Eszett): A-Z, a-z)
Sonderzeichen: Punkt, Bindestrich-Minus-Zeichen und Unterstrich

zur Verfügung.

Beispiele: 3.010, 3-010, 3_010, A.3010, A-3010, A_3010, 3.010-1, 3-010.1, 3_010-1

Hintergrundwissen:
Alle Zeichen im Bereich von 0 bis 127 gehören zum Standard ASCII-Zeichensatz.
Die Abkürzung ASCII steht für American Standard Code for Information Interchange und ist ein standardisierter Zeichensatz für den Datenaustausch.
Umlaute und Ligaturen (Beispiel: Eszett) sind in diesem Bereich nicht enthalten.
Sonderzeichen wie z. B. das Leerzeichen, der Schrägstrich (Slash), der umgekehrte Schrägstrich (Backslash) oder das Semikolon, werden gelegentlich als Feld- oder Pfadtrennzeichen (z. B. CSV-Format) verwendet und sind daher auszuschließen.
Das Zeichen <&> wird unter Windows gelegentlich als Befehlsfolge oder als Trennzeichen interpretiert und ist daher ebenfalls auszuschließen. Ersatzweise kann das Zeichen oder das Minuszeichen verwendet werden.
Vergleich 1: In Windows sind für Dateinamen die Sonderzeichen, wie z. B. "< > ? „ : | \ / *" nicht erlaubt (Beispiel: Rechnungsnummer als Dateiname einer Rechnung im Format XRechnung).
Vergleich 2: In Finanzbuchhaltungssystemen sind für IBAN-Codierungen (International Bank Account Number) ausschließlich numerische Zeichen (Zahlen) erlaubt, für die BIC-Codierung (Bank Identifier Code) ausschließlich alphanumerische Zeichen (A-Z und 0-9 ohne Sonderzeichen).
Vergleich 3: In E-Mail-Adressen sind als Sonderzeichen lediglich der Punkt, der Unterstrich und das Minus- und Pluszeichen erlaubt.
Vergleich 4: In URLs (Internetadresse) sind als Sonderzeichen lediglich der Punkt, der Unterstrich und das Minus- und Pluszeichen erlaubt.

Anderen Zeichen wie dem Doppelpunkt, Schrägstrich, Fragezeichen oder den Klammern sind wie z.B. in der URL feste Funktionen zugeschrieben.
Sie fungieren beispielsweise als Trennzeichen oder lösen verschiedene Befehle aus und sind daher nicht zulässig.

Die Sortierung erfolgt Zeichen für Zeichen von links nach rechts:
1. Sonderzeichen
2. Zahlen
3. Buchstaben
Bindestrich-Minus-Zeichen werden bis auf eine Ausnahme ignoriert: Wenn zwei Textzeichenfolgen bis auf einen Bindestrich-Minus-Zeichen identisch sind, wird der Text mit dem Bindestrich-Minus-Zeichen nachfolgend sortiert.

Projekte

Auf der Startseite werden alle (Teil-)Projekte der (Projekt-)Datei angezeigt.

Sie können in einer (Projekt-)Datei mehrere (Teil-)Projekte anlegen.

(Teil-)Projekte sind vergleichbar mit Tabellenblättern/Registern in der Tabellenkalkulation Microsoft-Excel.

Beispiele (Teil-)Projekte:
- Bauabschnitte (Neubau Klinik mit Zentralklinik, Krankenpflegeschule, Bürogebäude, Parkhaus und Außenanlagen)
- Kostenträger (Kosten für Ausbauten der einzelnen Mieter)
- Kostengruppen (Teilprojekt Baunebenkosten)

Die (Projekt-)Dateien besitzen die Dateiendung <K3K>.
(Teil-)Projekte innerhalb einer (Projekt-)Datei können gemeinsam ausgewertet werden (Berichte).
Budgets, Verträge und Rechnungen erhalten innerhalb eines (Teil-)Projekts eine eindeutige Nummerierung.

Vorhandene (Projekt-)Datei öffnen

Klicken Sie auf die Funktion <Öffnen vorhandene Datei> oder <Öffnen zuletzt geöffnete Dateien> oder <Öffnen ausgewählter Dateien> im Programmmenü <Datei>.

Neue (Projekt-)Datei erstellen

Klicken Sie auf die Funktion <Neu (Standard: Leere Vorlage)> oder <Neu aus vorhandener Datei> im Programmmenü <Datei>.

Neues (Teil-)Projekt innerhalb der (Projekt-)Datei erstellen

Klicken Sie auf die Funktion <Neues Projekt> in der oberen Menüfunktionsleiste.

Vorhandene (Musterprojekt-)Dateien öffnen

Wählen Sie ein Musterprojekt im Programmmenü <Hilfe>.

Wo werden die Daten gespeichert

Die Daten werden in der ausgewählten Projektdatei gespeichert.

Der Speicherort kann, vergleichbar mit Microsoft-Office-Dateien, frei gewählt werden.

Wo wird der Speicherort der aktuellen Projektdatei angezeigt

Der Speicherort wird in der Titelleiste der Anwendung, vergleichbar mit Microsoft-Office-Anwendungen, angezeigt.

Wie erstelle ich eine Sicherungskopie?

Wählen Sie im Programmmenü <Datei> die Funktion <Sicherungskopie erstellen> und folgen Sie den Anweisungen.

Schreibschutz Projektbereiche

Öffnen Sie den Navigationsbereich <Start>.

Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Schreibschutz> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> oder im Kontextmenü und geben Sie die gewünschten Informationen ein.

Es stehen drei unterschiedliche Schreibschutzlevels zur Verfügung:

Schreibschutzlevel 1 (Bereich Budgets)
Schreibschutzlevel 2 (Bereiche Budgets und Vergaben)
Schreibschutzlevel 3 (vollständiger Schreibschutz)

Schreibschutz Einstellungen, Vorlagen und Kataloge der Projektdatei

Die Einstellungen selbst, die Vorlagen und die Kataloge stehen allen Projekten innerhalb einer Projektdatei zur Verfügung. Wählen Sie für einen Schreibschutz dieser Bereiche im Programmmenü die Funktion <Einstellungen><Allgemein> und geben Sie ein geeignetes Passwort ein.

Extras

Im Bereich <Extras> bearbeiten Sie den prozentualen Umsatzsteuer-Anteil.

Sie können in einer (Projekt-)Datei mehrere (Teil-)Projekte anlegen.

(Teil-)Projekte sind vergleichbar mit Tabellenblättern/Registern in der Tabellenkalkulation Microsoft-Excel.

(Teil-)Projekte gruppieren (kategorisieren)

(Teil-)Projekte können mit Hilfe von Katalogelementen gruppiert (kategorisiert) werden.

Projektinformationen

Projektinformationen sind benutzerdefinierte Informationen zu einem (Teil-)Projekt.

Definieren Sie projektspezifische Projektinformationen.

Beispiele:
- Namen der Projektbeteiligten
- Rahmentermine
- Meilensteine
- projektspezifische Notizen

Aufteilungen

Das Register <Aufteilungen> dient

(a) zur Aufteilung der Kosten auf andere (Teil-)Projekte (fremdreferezierund) oder

(b) zur Aufteilung der Kosten innerhalb eines (Teil-)Projektes (selbstreferenzierend).

Beispiele für die Aufteilung auf andere (Teil-)Projekte (fremdreferenzierend):
- (Teil-)Projekt Baunebenkosten auf weitere (Teil-)Projekte
- (Teil-)Projekt Außenanlagen auf weitere (Teil-)Projekte

Beispiele für die Aufteilung innerhalb eines (Teil-)Projektes (selbstreferenzierend):
- Kostenaufteilung nach Nutzungsgruppen (Wohnen, Büro, Produktion, Sonstige) nach DIN 277-1
- Kostenaufteilung nach einer Aufteilungserklärung
- Kostenaufteilung nach Kostenträgern

Beispielprojekte finden Sie im Menü <Hilfe><Beispielprojekte öffnen>.

Der Kostenanteil entspricht einer Dezimalzahl mit 4 Nachkommastellen.
Die Anzeige erfolgt als Prozentzahl mit 2 Nachkommastellen.
Beispiele:
Eingabe 30% (Anzeige 30,00%)
Eingabe 0,3 (Anzeige 30,00%)
Eingabe 30/100 (Anzeige 30,00%)
Eingabe 30,555/100 wird zu 0,3056 (Anzeige 30,56%)
Eingabe 30,554/100 wird zu 0,3055 (Anzeige 30,55%)

Kennwerte

Öffnen Sie den Navigationsbereich <Start>.

Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Kennwerte> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> oder im Kontextmenü und geben Sie die gewünschten Informationen ein.

Beispiele:
- BRI [R] nach DIN 277
- BGF [R] nach DIN 277
- NRF [R] nach DIN 277

Bearbeiten Sie die Bezeichnung und die Kennwerte nach Ihren Anforderungen.

Eine Auswertung erfolgt im Bereich <Berichte>.

Zielbudgets

Das Register <Zielbudgets> dient zur Ermittlung und Dokumentation von Kostenermittlungen in frühen Projektphasen (zum Beispiel Kostenrahmen oder Kostenschätzungen nach DIN 276).

Ordnen Sie den Kostenpositionen 6 unterschiedliche Kostengruppen aus den Kostenstrukturen Struktur 1 bis Struktur 6 (Spalten S1 bis S6) zu.

Mit Hilfe der Kostenstrukturen Struktur 1 bis Struktur 6 (Spalten S1 bis S6) können die Kosten der Zielbudgets und die Kosten der Budgets gegenübergestellt werden.

Die Auswertungsebene (größter gemeinsamer Teiler) ist frei wählbar.

Eine Auswertung erfolgt im Bereich <Berichte>.

Zeitliche Verteilung der Zielbudgets

Für die Beträge der Kostenpositionen der Zielbudgets werden deren zeitliche Verteilungen automatisch im Hintergrund berechnet.

Die Felder <Anfang> und <Ende> definieren den jeweiligen Zeitrahmen der Verteilungen.

Mit der Funktion <Zeitachsenverteilung> im Menü <Weitere Aktionen> stehen unterschiedliche Optionen zur Verfügung.

Als <Verteilungsprofile> stehen folgende Varianten zur Verfügung:

Profil <Glockenkurve>
Profil <Gerade>

Als <Modi> stehen folgende Berechnungsvarianten zur Verfügung:

berechnete Verteilung (Standard)
berechnete und verbleibende Verteilung

Einstellungen der (zeitlichen) Verteilung anpassen

Klicken Sie auf die Funktion <Zeitachsenverteilung> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> im Register <Zielbudgets> um die Einstellungen anzupassen.

Berechnungssystematik

Die jeweiligen Beträge der Kostenpositionen werden entsprechend des Verteilungsprofils berechnet.

Die Zeiteinheit der Verteilung ist Monate und kann nicht verändert werden.

Berechnung der verbleibenden Zeitachsenverteilung

Die bisherige Zeitachsenverteilung berechnet sich aus der Summe der Freigaben (ohne Einbehalte).

Das aktuelle Datum und der späteste Endtermin der aktiven Kostenpositionen bilden den neuen Zeitrahmen.

Die verbleibende Zeitachsenverteilung wird proportional zu der berechneten Zeitachsenverteilung neu berechnet (Ziehharmonika-Prinzip).

Dieses Prinzip, eine Art Selbstkorrekturmechanismus, stellt sicher, dass bei Unter- oder Überzahlungen die Differenz proportional ausgeglichen wird.

Bei einer Unterzahlung (Freigaben < berechnete Zeitachsenverteilung zum aktuellen Datum) werden die Zeitachsenverteilungen entsprechend erhöht, bei Überzahlungen verringert.

Zielbudgets und deren Termininformationen können mit Hilfe der Funktion <Import aus Microsoft-Excel> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> importiert werden.
Zielbudgets und deren Termininformationen können mit Hilfe der Funktion <Export nach Microsoft-Excel> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> exportiert werden.

Zielbudgets importieren

Ziel: Zielbudgets mit zugeordneten Termininformationen (Anfang, Ende) durch Import aus einer MS-Excel-Datei einfügen und ersetzen.

Zielbudgets aus MS-Excel importieren

Öffnen Sie den Bereich <Start><Zielbudgets>.

Klicken Sie auf die Funktion <Import aus Microsoft-Excel> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> und folgen Sie anschließend den Bildschirmanweisungen.

Beim Import werden alle Kostenpositionen der Zielbudgets ersetzt.

Eigene Vorlagen erstellen

Vorlagen sind (Projekt-)Dateien mit voreingestellten Eigenschaften (Kataloge, Einstellungen, Freigabevorlagen, Kostengliederungen, Berichtsfavoriten, usw.).

Klicken Sie auf die Funktion <Neu (Standard: Leere Vorlage)> im Programmmenü <Datei>.

Erstellen Sie die gewünschten Kataloge, Einstellungen, Freigabevorlagen, Kostengliederungen, Berichtsfavoriten, usw.

Klicken Sie auf die Funktion <Neu aus vorhandener Datei> im Programmmenü <Datei>, um eine neue (Projekt-)Datei auf Grundlage der Vorlage zu erstellen.

Mit Hilfe der Funktion <Neu aus vorhandener Datei> wird eine Kopie der ausgewählten Projekt-Datei (Vorlagen-Projekt) erstellt.

Projekte importieren

Ziel: Informationen eines (Teil-)Projektes aus einer vorhandenen Projektdatei als neues (Teil-)Projekt importieren.

Das zu importierende (Teil-)Projekt muss im Format K3KostenControlling der aktuellen Version vorliegen (Quelldatei).

Bereits vorhandene (Teil-)Projekte werden nicht gelöscht oder verändert.

Erforderliche Katalogelemente werden automatisch neu erstellt.

(Teil-)Projekte importieren

Klicken Sie auf die Funktion <Start> im Navigationsbaum (links).

Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Import Projekt> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> und folgen Sie den Bildschirmanweisungen.

Extras

Öffnen Sie den Navigationsbereich <Start>.

Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Extras> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> oder im Kontextmenü und geben Sie die gewünschten Aufteilungsprozentsätze ein.

Anteil Umsatzsteuer (0-100%)

Geben Sie hier den anteiligen Umsatzsteuersatz (z. B. 50%) ein, der nicht als Vorsteuer berücksichtigt werden kann.

Der Anteil berechnet sich üblicherweise über einen Flächenschlüssel.

Fläche EG: 50% (Mieter »Bäckerei«, Anteil Umsatzsteuer der als Vorsteuer berücksichtigt werden kann)
Fläche OG: 50% (Mieter »Arztpraxis«, Anteil Umsatzsteuer der nicht als Vorsteuer berücksichtigt werden kann)

Entgelt: 1.000.000 (Investitionskosten ohne Umsatzsteuer)
+19% 190.000 (Umsatzsteuer)
-50% -95.000 (50 Prozent der Umsatzsteuer)
------------------
95.000
1.095.000 (Investitionskosten zzgl. Anteil Umsatzsteuer der nicht als Vorsteuer berücksichtigt werden kann)

Eine Auswertung erfolgt im Bereich <Berichte><Sonstiges>.

Anteil Aufwand Erhalt (0-100%) der zeitlichen Kostenverteilung (Mittelabfluss)

Geben Sie hier den anteiligen Prozentsatz (z. B. 30%) ein, der die Gesamtkosten des (Teil-)Projekts in Maßnahmen des Erhalts und Investitionsmaßnahmen (z. B. 70%) unterteilt.

Der anteilige Prozentsatz für Investitionsmaßnahmen wird automatisch berechnet.

Eine Auswertung erfolgt im Bereich <Berichte><Mittelabfluss>.

Anteil Intern (0-100%) der zeitlichen Kostenverteilung (Mittelabfluss)

Geben Sie hier den anteiligen Prozentsatz (z. B. 20%) ein, der sowohl die Erhaltungs- als auch die Investitionsmaßnahmen weiter in interne und externe Maßnahmen unterteilt.

Der anteilige Prozentsatz für externe Anteile (z. B. 80%)l wird automatisch berechnet.

Eine Auswertung erfolgt im Bereich <Berichte><Mittelabfluss>.

Mischsteuersatz (0-25%) der zeitlichen Kostenverteilung (Mittelabfluss)

Geben Sie hier den Prozentsatz (z. B. 10%) für einen Mischsteuersatz ein, der anstelle des gültigen Umsatzsteuersatzes verwendet werden soll.

Eine Auswertung erfolgt im Bereich <Berichte><Mittelabfluss>.

Der Mischsteuersatz ist im Vergleich zu dem gesetzlichen Regelsteuersatz (z. B. 19 %) und dem ermäßigten Steuersatz (z. B. 7 %) ein »berechneter« Steuersatz der gelegentlich bei der Aufsummierung von Beträgen mit unterschiedlichen Steuersätzen berechnet bzw. vorgegeben (Flächenschlüssel bzw. Umsatzsteuerschlüssel) wird.
Beispiele:
- Bündelungen bei Änderungen der Umsatzsteuersätze
- Leistungsbündelungen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen
- Darstellungen von Umsatzsteueranteilen (Vorsteueranteilen mit flächengezogenen Aufteilungen)

Berichte

Im Bereich <Berichte> erstellen Sie Auswertungen im PDF- und XLSX-Format.

Für die Darstellung im PDF-Format ist die Installation eines geeigneten PDF-Viewers erforderlich.

Für die Darstellung im XLSX-Format ist die Installation von MS-Excel erforderlich.

Im Bereich <Berichte> werden allgemeine Einstellungen (alle Berichte) und berichtsspezifische Einstellungen angeboten.

Der Standard-Speicherort der Berichte entspricht dem Speicherort der (Projekt-)Datei (Ordner <Berichte>).

Der Speicherort kann in den <Allgemeinen Einstellungen> angepasst werden.

Die Standard-Ausgabeart der Berichte ist PDF (Portable Document Format).

Die Ausgabeart kann in den <Allgemeinen Einstellungen> angepasst werden (z. B. Windows-Standarddrucker).

Allgemeine Einstellungen

Die allgemeinen <Einstellungen> wirken sich einheitlich auf alle Berichte aus.

Wählen Sie im Untermenü <Ausgabe und Speicherort>, um die Ausgabeart und den Speicherort der Berichte zu bestimmen.

Wählen Sie im Untermenü <Seitenlayout und Logo>, um Design, Firmenlogo, Fußzeilen und Schriftarten festzulegen.

Wählen Sie im Untermenü <Spaltenüberschriften> oder <Zeilenüberschriften>, um Spalten- oder Zeilenüberschriften zu bearbeiten.

Berichtsspezifische Einstellungen

Die Einstellungen werden für jeden Bericht getrennt eingegeben und gespeichert.

Wählen Sie im Kontext- oder Dreipunktmenü <Einstellungen> um die Einstellungen des ausgewählten Berichts zu bearbeiten.

Bericht erstellen

Wählen Sie im linken Navigationsbaum <Berichte>.

Wählen Sie im Kontext- oder Dreipunktmenü <Bericht erstellen> oder doppelklicken Sie den gewünschten Bericht.

Favoriten wählen

Wählen Sie im linken Navigationsbaum <Berichte>.

Wählen Sie im Kontext- oder Dreipunktmenü <zu Favoriten hinzufügen> um den ausgewählten Bericht in den Bereich Favoriten zu übernehmen.

Berechnungssystematik Obligo

Das Obligo berechnet die Differenz aus Aufträgen (<Originalaufträge> und <Nachträge>) und <Freigaben*> (<Freigaben> und <Einbehalte>).

Negative Obligos entsprechen Überzahlungen.

Berechnungssystematik Kostendeckungsanalyse

Die Kostendeckungsanalyse berechnet die Differenz aus Budgets und Aufträgen* (<Originalaufträge> und <Nachträge> und <Rückstellungen>).

Berechnungssystematik Verfügbarkeitsanalyse, Verfügtwerte

Die Verfügbarkeitsanalyse berechnet die Differenz aus Verfügtwerte (Assigned Values) und Budgets.

Die Verfügtwerte berechnen sich aus der Addition der Aufträge (<Originalaufträge> und <Nachträge> und <Rückstellungen>) und den Mehr- oder Minderkosten aus dem Register <Abweichung Aufträge-Freigaben>. Die Mehr-oder Minderkosten der Verfügtwerte berechnen sich aus der Gegenüberstellung Aufträge-Freigaben. Dabei werden:

- negative Differenzbeträge (Minderkosten: Abrechnungsgewinne) bei aktiver Eigenschaft <abgeschlossen> und

- positive Differenzbeträge (Mehrkosten: Abrechnungsverluste) unabhängig der Eigenschaft <abgeschlossen> berücksichtigt.

Allgemeine Einstellungen

Ziel: Einstellungen für alle Berichte anpassen

Wählen Sie im linken Navigationsbaum <Berichte> und <Allgemeine Einstellungen>.

Wie kann ich ein Firmenlogo einfügen?

Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Seitenlayout und Logo>.

Wie kann ich die Fußzeile (Firmenname und Datum) anpassen?

Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Seitenlayout und Logo>.

Platzhalter für <Fußzeile Datum>:

&[Datum] (aktuelles Systemdatum)

&[Bearbeiter] (Feldinhalt <Bearbeiter> der Projektinformationen)

Wenn Sie als Fußzeile eine Kombination aus freiem Text und einem Platzhalter wünschen tragen Sie zum Beispiel "Text &[Datum]" ein.

Wie kann ich das Design (Aussehen) verändern?

Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Seitenlayout und Logo>.

Wie kann ich die Spaltenüberschriften ändern?

Klicken Sie anschließend auf die Funktion<Spaltenüberschriften>.

Wie kann ich die Schriftart und Schriftgröße verändern?

Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Seitenlayout und Logo>.

Berichtsspezifische Einstellungen

Ziel: Einstellungen für einen ausgewählten Bericht anpassen

Wählen Sie im linken Navigationsbaum <Berichte> und markieren Sie den gewünschten Bericht.

Wie kann ich die Berichtsbezeichnung ändern?

Wählen Sie anschließend die Funktion <Einstellungen> im Kontext- oder Dreipunkt-Menü.

Wie kann ich die Projektbezeichnung ändern?

Wählen Sie anschließend die Funktion <Einstellungen> im Kontext- oder Dreipunkt-Menü.

Bleibt das Feld leer, wird automatisch die Bezeichnung <Projekt-Nr.> und <Projekt-Text> verwendet.

Platzhalter für die Projektbezeichnung:

&[Projekt-Nr.] (<Projekt-Nr.>)

&[Projekt-Text] (<Projekt-Text>)

Wenn Sie als Projektbezeichnung lediglich den Feldinhalt des Projekttextes wünschen tragen Sie den Platzhalter "&[Projekt-Text]" ein.
Wenn Sie als Projektbezeichnung eine Kombination aus freiem Text und einem Platzhalter wünschen tragen Sie zum Beispiel "Text &[Projekt-Text]" ein.
Für Multiprojekt-Berichte können eigene Bezeichnungen (freier Text) unabhängig der ausgewählten (Teil-)Projekte eingetragen werden.

Wie kann ich den Bericht einschließlich Umsatzsteuer darstellen?

Wählen Sie anschließend die Funktion <Einstellungen> im Kontext- oder Dreipunktmenü.

Wie kann ich einen eigenen Text oder eine Legende in der Fußzeile einfügen?

Wählen Sie anschließend die Funktion <Legende> im Kontext- oder Dreipunktmenü.

Wie kann ich den Startwert der Seitennummerierung verändern?

Wählen Sie anschließend die Funktion <Seitenzahlenformat> im Kontext- oder Dreipunkt-Menü.

Wie kann ich den Bericht filtern?

Wählen Sie anschließend die Funktion <Filter> im Kontext- oder Dreipunkt-Menü.

Budgets

Budgets sind Kosten aus Kostenermittlungen (z. B. Kostenberechnung nach DIN 276).

Budgets sind unterteilt in die Bereiche <Originalbudgets> und <Änderungen>.

Originalbudgets sind Kosten der ursprünglichen Kostenermittlungen.

Änderungen sind Kosten der Änderungen und Umbuchungen.

Die Budgets werden in folgender Reihenfolge aufsteigend sortiert: <Budget-Nr.>

Die Funktion <Neues Budget> erstellt
- ein neues Budget und
- eine Kostenposition im ausgewählten Bereich (zum Beispiel <Originalbudgets>)

Einem Budget können ein oder mehrere Aufträge zugeordnet werden.

Wählen Sie innerhalb eines (Teil-)Projektes einen eindeutigen Inhalt für die Eigenschaft <Budget-Nr.>.
Die Sortierung erfolgt Zeichen für Zeichen von links nach rechts.
Bindestriche werden bei der Sortierung bis auf eine Ausnahme ignoriert:
Wenn zwei Textzeichenfolgen bis auf einen Bindestrich identisch sind, wird der Text mit dem Bindestrich an die letzte Stelle sortiert.
Die maximale Zeichenlänge beträgt 16 Zeichen.
Empfohlene Zeichenlänge maximal 8 Zeichen.

Budgets gruppieren (kategorisieren)

Budgets können mit Hilfe von Katalogelemente gruppiert (kategorisiert) werden.

Jedem Budget können Kategorien aus 6 unterschiedliche (Katalogen) zugeordnet werden.

Mit Hilfe von Kategorien (Kostengruppen) werden in Ansichten und Berichten Zwischensummen berechnet und angezeigt und Filterkriterien festgelegt.

Beispiele (normierte Kategorien):
- Kostengruppen der DIN 276 (1. Ebene)
- Kostengruppen der ÖNorm B-1801-1 (Österreich)
- Kostengruppen der SN 506511 (Schweiz)

Beispiele (projektspezifische Kategorien:
- Bauabschnitte
- Bauteile (Rohbau, Fassade, Innenausbau, usw.)
- Förderrichtlinien
- Kostenstellen der Finanzbuchhaltung
- HOAI (anrechenbare, nicht anrechenbare, teilweise anrechenbare Kosten)

Katalogelemente (Kategorien) der Kostenstrukturen S1, S2 und S3 stehen allen (Teil-)Projekten innerhalb der (Projekt-)Datei zur Verfügung.

Katalogelemente (Kategorien) der Kostenstrukturen S4, S5 und S6 stehen nur in den jeweiligen (Teil-)Projekten zur Verfügung.

Katalogelemente (Kategorien) können selbst gewählt und im Vorfeld oder nachträglich im Menü <Kataloge> bearbeitet werden.

Unterschiedliche Versionen der Budgets (Kostenermittlungen) können exportiert und im MS-Excel-Format gespeichert werden.
Unterschiedliche Versionen der Budgets (Kostenermittlungen) können als Teilprojekt in der (Projekt-)Datei kopiert und ausgewertet werden (Navigationsbaum <Berichte>, Bereich <Multiprojekte>, Gruppe <Weitere>, Register <XLSX>, Bericht <Gegenüberstellung Budgets>).

Kostenpositionen (des Budgets)

Die Kostenpositionen berechnen die Kosten für die Bereiche <Originalbudgets> und <Änderungen>.

Für jedes Budget können beliebig viele Kostenpositionen in den Bereichen <Originalbudgets> oder <Änderungen> erstellt werden.

Beispiele (Originalbudgets):
- (aktivierte) Kosten der aktuellen Kostenermittlung
- (deaktivierte) Kosten zurückliegender Kostenermittlungen
- Kosten der Teilleistungen (Einzelpreise und Mengen der Leistungen)

Beispiele (Änderungen):
- Kosten für zusätzliche Leistungen (Beispiel: zusätzliche Fluchttreppe Nebeneingang)
- Kosten für geänderte Leistungen (Beispiel: erhöhte Brandschutzklasse der Trennwände)
- Kostenanteile der Umbuchungen
- (Minder-)Kosten von entfallenen Leistungen

Status

Mit Hilfe des Status können Kostenpositionen nach Ihrem Status kategorisiert und gefiltert werden.

Beispiele:
- geprüft
- genehmigt
- ungeprüft

Kategorie

Mit Hilfe der Kategorie können Kostenpositionen gruppiert und gefiltert werden.

Beispiel:
- Kostengruppen der DIN 276 (3. Ebene)

Basisplan

Im Basisplan kann

- die ursprüngliche Kostenermittlung (z. B. Kostenberechnung nach DIN 276) oder

- ein Zwischenstand des Budgets oder

- eine Best-Case-Ermittlung

gespeichert und ausgewertet werden.

Basisplan

Navigieren Sie in den Bereich <Budgets>.

Klicken Sie auf die Funktion <Basisplan> im Menüpunkt <Weitere Aktionen>.

Möglichkeiten der Dateneingabe:
1. Mit Hilfe der Funktionen <Import aus Microsoft-Excel> können die Kostenpositionen des Basisplans importiert werden.
2. Mit Hilfe der Funktion <Aktualisieren> kann der Basisplan auf Grundlage des Budgets und eines Faktors [%] ermittelt werden. Mit dem Faktor <100> (entspricht 100%) erfolgt eine Kopie des Budgets in den Basisplan.
3. Manuelle Eingabe. Dabei wird die Eigenschaft <aktualisieren> automatisch deaktiviert (Kennzeichen <M> in der Spalte ).

Berechnungssystematik

Die Funktion <Aktualisieren> führt eine Neuberechnung durch.

Eine Neuberechnung oder Aktualisierung wirkt sich bei vorhandenen Filtereinstellungen nur für die ausgewählten Elemente aus.

Mit der deaktivierten Eigenschaft <aktualisieren> wird ein Überschreiben durch die Funktionen <Aktualisieren> verhindert.

Standard für den Feldinhalt <Faktor [%]> für den Bereich <Basisplan> ist 100%.

Mit Hilfe der Funktionen <Export nach Microsoft-Excel> können die Kostenpositionen des Basisplans in unterschiedlichen Versionen gespeichert werden. Mit Hilfe der Funktion <Import aus Microsoft-Excel> können die Kostenpositionen der gewünschten Version importiert und dem aktuellen Budget gegenübergestellt werden.

Szenario

Im Szenario kann
- ein worst-case-Szenario bei einem pessimistischen Kostenverlauf oder
- eine Kostenermittlung mit indizierten Baupreisen (Baupreisanstiege in einer wirtschaftlichen Boomphase oder Inflation) oder
- eine parallele Kostenermittlung der Projektsteuerung oder
- eine subjektive Vorhersage oder
- eine interne Risikoberechnung oder Finanzierungs-Grenzkosten

erstellt und dem Budget gegenübergestellt werden.

Szenario

Navigieren Sie in den Bereich <Budgets>.

Klicken Sie auf die Funktion <Szenario> im Menüpunkt <Weitere Aktionen>.

Möglichkeiten der Dateneingabe:
1. Mit Hilfe der Funktionen <Import aus Microsoft-Excel> können die Kostenpositionen des Szenarios importiert werden.
2. Mit Hilfe der Funktion <Aktualisieren> kann das Szenario auf Grundlage des Budgets und eines Faktors [%] ermittelt werden. Mit dem Faktor <100> (entspricht 100%) erfolgt eine Kopie des Budgets in das Szenario.
3. Manuelle Eingabe. Dabei wird die Eigenschaft <aktualisieren> automatisch deaktiviert (Kennzeichen <M> in der Spalte ).

Berechnungssystematik

Die Funktion <Aktualisieren> führt eine Neuberechnung durch.

Eine Neuberechnung oder Aktualisierung wirkt sich bei vorhandenen Filtereinstellungen nur für die ausgewählten Elemente aus.

Mit der deaktivierten Eigenschaft <aktualisieren> wird ein Überschreiben durch die Funktionen <Aktualisieren> verhindert.

Standard für den Feldinhalt <Faktor [%]> für den Bereich <Szenario> ist 120%.

Mit Hilfe der Funktionen <Export nach Microsoft-Excel> können die Kostenpositionen des Szenarios in unterschiedlichen Versionen gespeichert werden. Mit Hilfe der Funktion <Import aus Microsoft-Excel> können die Kostenpositionen der gewünschten Version importiert und dem aktuellen Budget gegenübergestellt werden.

Aufteilungen

Der Begriff Aufteilungen umfasst die anteilige Kostenaufteilung (Splitting) der Kostenkontrollelemente auf Kostenstellen oder Kostenträger.

Die Begriffe Kostenstellen und Kostenträger sind mit den Begriffen der Kostenrechnung der Betriebswirtschaft vergleichbar.

Beispiele Kostenstellen:
- objektorientierte Bauabschnitte
- nutzungsorientierte Gruppen (Büro, Produktion)
- Kategorien von Förderrichtlinien
- temporale Kategorien (konsumtiv, investiv)
- fiskalische Kategorien (Mobilien, Immobilien)
- ressourcenorientierte Kategorien (Haushaltsjahre)
- anrechenbare bzw. nicht anrechenbare Kostenanteile (HOAI)

Beispiele Kostenträger:
- unterschiedliche Auftraggeber als Kostenträger
- Kostenträgervorgaben der Finanzbuchhaltung
- Eigentümer als Kostenträger bei Erschließungsmaßnahmen
- Eigentumsanteile als Kostenträger bei Gemeinschaftseigentum (Teilungserklärungen)

Aufteilungen

Navigieren Sie in den Bereich <Budgets>.

Klicken Sie auf die Funktion <Gehe zu Aufteilungen> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> und geben Sie die gewünschten Informationen ein.

Das Feld <Nr.> dient zur eindeutigen Kennzeichnung und Sortierung.

Der Kostenanteil entspricht einer Dezimalzahl mit 4 Nachkommastellen.
Die Anzeige erfolgt als Prozentzahl mit 2 Nachkommastellen.

Beispiele:
Eingabe 30% (Anzeige 30,00%)
Eingabe 0,3 (Anzeige 30,00%)
Eingabe 30/100 (Anzeige 30,00%)

Beispiele der Rundung:
30,555/100 wird zu 0,3056 (Anzeige 30,56%)
30,554/100 wird zu 0,3055 (Anzeige 30,55%)

Weitere Beispiele finden Sie in unseren Musterprojekten (Menü <Hilfe>).

Mit Hilfe der Funktion <Import aus Microsoft-Excel> können Aufteilungen importiert und den Budgets zugeordnet werden.

Budgets verschieben

Öffnen Sie den Navigationsbereich <Budgets> um ein Budget in anderes (Teil-) Projekt zu verschieben.

Klicken Sie auf die Funktion <Verschieben> im Menüpunkt <Weitere Aktionen>.

Wählen Sie anschließend das Ziel-Projekt aus.

Dabei werden alle dem Budget zugeordneten Informationen (wie z. B. Aufträge und Freigaben) dem neuen Ziel-Projekt zugeordnet.

Das Verschieben von einem Budget mit einem Vertrag mit mehreren Aufträgen zu unterschiedlichen Budgets ist nicht möglich. Beispiel: Rohbau- oder Generalunternehmervertrag mit getrennten Aufträgen für unterschiedliche Budgets.

Teilbeträge der Budgets umbuchen

Öffnen Sie den Navigationsbereich <Budgets> um einen Teilbetrag eines Budgets in ein anderes Budget umzubuchen.

Teilbetrag umbuchen

Öffnen Sie den Navigationsbereich <Budgets>.

Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Teilbetrag umbuchen> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> oder im Kontextmenü und geben Sie die gewünschten Informationen ein.

Im Ziel- und im Quell-Budget (markiertes Budget) werden neue Kostenpositionen mit identischer und eindeutiger Nummer eingefügt.

Budgets importieren

Öffnen Sie den Bereich <Budgets>.

Klicken Sie auf die Funktion <Import aus Microsoft-Excel> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> und folgen Sie anschließend den Bildschirmanweisungen.

Beispiel 1: Neue Budgets und neue Kostenpositionen
Erforderliche Feldzuordnung: <Budget-Nr.> der neuen Budgets (Die <Nr.> der neuen Kostenpositionen werden automatisch erstellt)

Beispiel 2: Neue Kostenpositionen zu bereits vorhandenen Budgets erstellen
Erforderliche Feldzuordnungen: <Budget-Nr.> der vorhandenen Budgets und neue <Nr.> der Kostenpositionen

Beispiel 3: Vorhandene Budgets und/oder Kostenpositionen aktualisieren
Erforderliche Feldzuordnungen: <Budget-Nr.> der vorhandenen Budgets und <Nr.> der vorhandenen Kostenpositionen

Kostenpositionen des Basisplans oder Szenarios aus MS-Excel importieren

Öffnen Sie den Bereich <Szenarien>.

Klicken Sie auf die Funktion <Import aus Microsoft-Excel> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> und folgen Sie anschließend den Bildschirmanweisungen.

Beispiel: Neue Kostenpositionen zu bereits vorhandenen Kostenkontrollelementen erstellen
Erforderliche Feldzuordnungen: <Budget-Nr.> der vorhandenen Budgets und neue <Nr.> der Kostenpositionen

Ersetzt werden alle Kostenpositionen der Kostenkontrollelemente, die in der Import-Datei enthaltenen sind.

Kostenaufteilungen aus MS-Excel importieren

Öffnen Sie den Bereich <Aufteilungen>.

Klicken Sie auf die Funktion <Import aus Microsoft-Excel> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> und folgen Sie anschließend den Bildschirmanweisungen.

Beispiel: Neue Kostenaufteilungen zu bereits vorhandenen Kostenkontrollelementen erstellen
Erforderliche Feldzuordnungen: <Budget-Nr.> der vorhandenen Budgets und neue <Nr.> der Kostenaufteilungen

Ersetzt werden alle Kostenaufteilungen der Kostenkontrollelemente, die in der Import-Datei enthaltenen sind.

Aufträge, Verträge, Vergaben

Die Begriffe Aufträge und Verträge werden unter dem Begriff Vergaben zusammengefasst.

Ein Vertrag ist ein Container, der mehrere Aufträge enthalten kann.

Aufträge sind Kosten aus Angeboten, Kosten aus Verträgen oder Kosten für voraussichtliche Auftragskosten.

Aufträge sind unterteilt in die Bereiche <Originalaufträge>,< Nachträge> und <Rückstellungen>.

Originalaufträge sind ursprünglich beauftragte Kosten.

Nachträge sind nachträglich beauftragte Kosten.

Rückstellungen sind voraussichtlich zu beauftragende Kosten.

<Aufträge> = <Originalaufträge> und <Nachträge>
<Aufträge*> = <Originalaufträge> und <Nachträge> und <Rückstellungen>

Die Vergabeinformationen werden in folgender Reihenfolge absteigend sortiert: <Vertrags-Nr.><Datum Vertrag>

Die Funktion <Neue Vergabe> erstellt
- einen neuen Vertrag und
- einen neuen Auftrag und
- eine Kostenposition im ausgewählten Register (zum Beispiel <Originalauftrag>).

Sie können im Bereich <Aufträge> entweder

eine neue Vergabe erstellen oder
einen neuen Auftrag für einen bereits vorhandenen Vertrag erstellen oder
neue Kostenpositionen in den Bereichen <Originalaufträge>, <Nachträge> oder <Rückstellungen> erstellen, bearbeiten oder löschen.

Sie können im Bereich <Verträge> entweder

einen neuen Vertrag erstellen oder
einen neuen Auftrag für einen bereits vorhandenen Vertrag erstellen.

Aufträge

Der Begriff Auftrag entspricht dem Begriff Bestellposition in der Materialwirtschaft.

Der Auftrag wird einem Budget zugeordnet und ist Teil eines Vertrages.

Einem Vertrag können mehrere Aufträge zugeordnet werden.

Die Kosten für den Auftrag werden über die Kostenpositionen der Bereiche <Originalaufträge>, <Nachträge> und <Rückstellungen> berechnet.

Die Funktion <Neuer Auftrag> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> erstellt
- einen neuen Auftrag innerhalb des ausgewählten Vertrages und
- eine Kostenposition im ausgewählten Register (zum Beispiel Originalauftrag).

Kostenpositionen (des Auftrags)

Die Kostenpositionen berechnen die Kosten für die Bereiche <Originalaufträge>, <Nachträge> und <Rückstellungen>.

Für jeden Auftrag können beliebig viele Kostenpositionen in den jeweiligen Bereichen erstellt werden.

Beispiele für Kostenpositionen im Register <Originalaufträge>:
- Kosten der beauftragten Angebote
- Kosten der beauftragten Teilleistungen
- (Minder-)Kosten der Skontoabzüge
- (Minder-)Kosten der entfallenen Leistungen
- (Mehr-)Kosten der Ausführungsvarianten (Alternativpositionen)

Beispiele für Kostenpositionen im Register <Nachträge>:
- nachträgliche Kosten für zusätzliche Leistungen (Beispiel: Erstellung Fassadenmuster)
- nachträgliche Kosten für geänderte Leistungen (Beispiel: Materialänderung)
- nachträgliche Kosten für Umplanungen

Beispiele für Kostenpositionen im Register <Rückstellungen>:
- voraussichtliche Kosten für Aufträge (Angebote)
- voraussichtliche Kosten für Nachträge
- voraussichtliche Kosten für Leistungsänderungen
- voraussichtliche Kosten für Bauzeitverlängerungen
- voraussichtliche Kosten der Stundenlohnarbeiten
- voraussichtliche Skontoabzüge
- voraussichtliche Kosten für Kostensteigerungen
- voraussichtliche Kosten für Insolvenzen

Status

Mit Hilfe des Status können Kostenpositionen nach Ihrem Status kategorisiert und gefiltert werden.

Beispiele:
- geprüft
- genehmigt
- ungeprüft

Kategorie

Mit Hilfe der Kategorie können Kostenpositionen gruppiert und gefiltert werden.

Beispiele für Nachträge:
- Leistungsänderung
- Leistungsreduzierung
- Bauzeitverlängerung
- Bauzeitbeschleunigung
- Mehr- oder Mindermengen
- Unvorhersehbares

Aufrechnungen

Der Bereich <Aufrechnungen> dokumentiert Aufrechnungen.

Für jeden Auftrag können beliebig viele Kostenpositionen im Bereich <Aufrechnungen> erstellt werden.

Die Summe der aktivierten Kostenpositionen kann automatisch als Kostenposition des Typs Aufrechnungen in Freigabevorlagen berücksichtigt werden.

Aufträge verschieben

Öffnen Sie den Navigationsbereich <Aufträge> mit Hilfe des linken Navigationsbaums um einen bestehenden Auftrag einem anderen Budget zuzuordnen.

Klicken Sie anschließend entweder

- auf die Funktion <Bearbeiten> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> oder

- auf die Funktion <Bearbeiten> im Kontextmenü oder

- doppelklicken Sie auf den gewünschte Auftrag und

wählen Sie anschließend das neue Budget aus.

Dem Auftrag zugeordnete Informationen (wie z. B. Freigaben) bleiben erhalten.

Verträge

Der Begriff Vertrag entspricht dem Begriff Bestellung in der Materialwirtschaft.

Ein Vertrag ist ein Container, der mehrere Aufträge enthalten kann.

Dem Vertrag werden die Kosten über die Kosten der Aufträge zugeordnet.

Dem Vertrag selbst werden keine Kosten zugeordnet.

Verträge werden dem (Teil-)Projekt zugeordnet.

Ein Vertrag enthält einen oder mehrere Aufträge.

Die Bereiche <Gewährleistungen> und <Bürgschaften> werden dem Vertrag zugeordnet.

Dem Vertrag werden Vertragskonditionen (Freigabevorlage) zugeordnet.

Beispiele für Verträge mit einem Auftrag (Eins-Eins-Beziehung):
- Vertrag Abbrucharbeiten mit einem Auftrag
- Vertrag Malerarbeiten mit einem Auftrag

Beispiele für Verträge mit mehreren Aufträgen (Eins-Viele-Beziehung):
- Vertrag mit getrennten Aufträgen für Nachträge
- Rohbau- oder Generalunternehmervertrag mit getrennten Aufträgen für unterschiedliche Leistungsbereiche
- Stufenvertrag für Planungsleistungen mit getrennten Aufträgen für die zu beauftragenden Leistungsphasen der HOAI
- Vertrag mit getrennten Aufträgen für unterschiedliche Umsatzsteuersätze
- Vertrag mit getrennten Aufträgen für kumulative und nicht kumulative (Regiearbeiten) Rechnungsstellungen

Navigationspfade

Navigationspfad 1 (Schnellzugriff):
Klicken Sie auf die Funktion <Verträge> im Navigationsbaum (links).
Navigationspfad 2:
Navigieren Sie in den Bereich <Budgets> und wählen Sie das gewünschte Budget.
Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Aufträge> oder wählen Sie im Kontextmenü <Aufträge>.
Wählen Sie den gewünschten Auftrag aus und klicken Sie anschließend auf die Funktion <Gehe zu Vertrag> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> oder wählen Sie im Kontextmenü <Gehe zu Vertrag>
Navigationspfad 3:
Navigieren Sie in den Bereich <Aufträge>, wählen Sie den gewünschten Auftrag.
Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Gehe zu Vertrag> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> oder wählen Sie im Kontextmenü <Gehe zu Vertrag>.

Wählen Sie innerhalb eines (Teil-)Projektes einen eindeutigen Inhalt für die Eigenschaft <Vertrags-Nr.>.
Vorschlag für den Startwert ist 001 und dann jeweils fortlaufend
Die Sortierung erfolgt Zeichen für Zeichen von links nach rechts.
Bindestriche werden bei der Sortierung bis auf eine Ausnahme ignoriert:
Wenn zwei Textzeichenfolgen bis auf einen Bindestrich identisch sind, wird der Text mit dem Bindestrich an die letzte Stelle sortiert.
Die maximale Zeichenlänge beträgt 16 Zeichen.
Empfohlene Zeichenlänge maximal 8 Zeichen.

Kategorie

Mit Hilfe der Kategorie können Verträge gruppiert und gefiltert werden.

Beispiele:
- Einheitspreisvertrag
- Detailpauschalvertrag
- Honorarvertrag
- Beratungsvertrag
- Gebühren und Steuern
- Stundenlohnvertrag
- Proformavertrag

Gewährleistungen

Der Bereich Gewährleistungen dokumentiert Gewährleistungen und deren Fristen.

Für jeden Vertrag kann eine beliebige Anzahl erstellt werden.

Die Berechnungsmethode des Ende-Zeitpunkts entspricht der Funktion <EDATUM> in Microsoft-Excel.

Bürgschaften

Der Bereich Bürgschaften dokumentiert Bürgschaften durch Kreditinstitute oder Versicherungen.

Verträge verschieben

Öffnen Sie den Navigationsbereich <Verträge> um einen Vertrag in anderes (Teil-) Projekt zu verschieben.

Klicken Sie auf die Funktion <Verschieben> im Menüpunkt <Weitere Aktionen>.

Wählen Sie anschließend das Ziel-Projekt und Ziel-Budget aus.

Stellen Sie sicher, dass die Vertrags-Nr. im Ziel-Projekt nicht existiert.

Dem Vertrag zugeordnete Informationen (wie z. B. Aufträge und Freigaben) bleiben erhalten.
Das Verschieben von einem Vertrag mit mehreren Aufträgen zu unterschiedlichen Budgets ist nicht möglich. Beispiel: Rohbau- oder Generalunternehmervertrag mit getrennten Aufträgen für unterschiedliche Budgets.

Dokumente verknüpfen

Navigieren Sie in den Bereich <Verträge>, wählen Sie den gewünschten Vertrag und das Register <Dokumente>.

Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Neue Verknüpfung> und folgen Sie den Bildschirmanweisungen.

Eine Verknüpfung referenziert eine vorhandene Datei, die sich auf dem lokalen Computer oder im lokalen Netzwerk befindet.

Beispiele:
- PDF-Dateien
- Microsoft-Word-Dateien
- Bild-Dateien
- Microsoft-Excel-Dateien

Wird die Datei in dem angegebenen Verzeichnis nicht gefunden, wird die Datei zusätzlich im aktuellen Verzeichnis der (Projekt-)Datei gesucht.

Teilbeträge der Rückstellungen umbuchen

Öffnen Sie den Navigationsbereich <Aufträge>.

Wählen Sie das Register <Rückstellungen>.

Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Teilbetrag umbuchen> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> oder im Kontextmenü und geben Sie die gewünschten Informationen ein.

Im Quell-Bereich (<Rückstellungen>) und dem gewählten Ziel-Bereich (z. B. <Nachträge>) wird jeweils eine neue Kostenposition mit identischer und eindeutiger Nummer eingefügt.

Vergabeinformationen importieren

Ziel: Verträge, Aufträge und Kostenpositionen der <Originalaufträge>, <Nachträge> oder <Rückstellungen> durch Import aus einer MS-Excel-Datei einfügen oder aktualisieren..

Aufträge aus MS-Excel importieren

Öffnen Sie den Bereich <Aufträge>.

Klicken Sie auf die Funktion <Import aus Microsoft-Excel> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> und folgen Sie anschließend den Bildschirmanweisungen.

Beispiel 1: Neue Verträge, neue Aufträge und neue Kostenpositionen
Erforderliche Feldzuordnung: <Vertrags-Nr.> der neuen Verträge (Die <Auftrags-Nr.> der neuen Aufträge und die <Nr.> der neuen Kostenpositionen werden automatisch erstellt)

Beispiel 2: Neue Aufträge zu bereits vorhandenen Verträgen erstellen
Erforderliche Feldzuordnungen: <Vertrags-Nr.> der vorhandenen Verträge, die <Auftrags-Nr.> der neuen Aufträge und die <Nr.> der neuen Kostenpositionen

Beispiel 3: Neue Kostenpositionen zu bereits vorhandenen Aufträgen (Verträgen) erstellen
Erforderliche Feldzuordnungen: <Vertrags-Nr.> der vorhandenen Verträge, <Auftrags-Nr.> der vorhandenen Aufträge und die <Nr.> der neuen Kostenpositionen

Beispiel 4: Vorhandene Verträge und/oder Aufträge und/oder Kostenpositionen aktualisieren
Erforderliche Feldzuordnungen: <Vertrags-Nr.> der vorhandenen Verträge, <Auftrags-Nr.> der vorhandenen Aufträge und die <Nr.> der vorhandenen Kostenpositionen

Freigaben, Rechnungen, Abrechnungen

Die Begriffe Freigaben und Rechnungen werden unter dem Begriff Abrechnungen zusammengefasst.

Rechnungen sind Zahlungsanforderungen und Container für mehrere Freigaben.

Freigaben sind geprüfte Kosten der Rechnungen.

Freigaben sind unterteilt in< Freigaben> und <Einbehalte>.

Einbehalte sind Kosten, die zu einem späteren Zeitpunkt bezahlt werden.

Zahlungen sind (aus-)bezahlte Kosten der Freigaben.

<Freigaben*> = <Freigaben> und <Einbehalte>

Aufträge erhalten jeweils eine eigene (kumulative) Abrechnung oder Abrechnungskette.

Abrechnungsketten werden in folgender Reihenfolge absteigend sortiert: <Datum Rechnung><Rechnungs-Nr.><Freigabe-Nr.>

Hinweis:
Die Funktion <Neue Abrechnung> erstellt
- eine neue Rechnung und
- eine neue Freigabe und
- kopiert und berechnet die Kostenpositionen aus der gewählten Freigabevorlage

Sie können im Bereich <Freigaben> entweder

eine neue Abrechnung erstellen oder
eine neue Freigabe für eine bereits vorhandene Freigabe erstellen oder
neue Kostenpositionen in den Bereichen <Freigabe zur Zahlung> erstellen, bearbeiten oder löschen.

Sie können im Bereich <Rechnungen> entweder

eine neue Rechnung erstellen oder
eine neue Freigabe für eine bereits vorhandene Rechnung erstellen.

Freigaben

Die Freigabe ist einem Auftrag und einer Rechnung zugeordnet.

Die Freigabe ist Teil einer Rechnung.

Einer Rechnung können mehrere Freigaben zugeordnet werden.

Die Kosten der Freigaben werden über die Kostenpositionen des Bereichs <Freigabe zur Zahlung> berechnet.

Jede Freigabe erhält eigene Kostenpositionen im Bereich <Freigabe zur Zahlung>.

Die Kosten der Freigaben erhalten eine automatisch Unterteilung in <Freigaben> und <Einbehalte>.

Weitere Informationen zu Einbehalten finden Sie hier Einbehalt.

<Freigaben*> = <Freigaben> und <Einbehalte>

Navigationspfade

Navigationspfad 1:
Navigieren Sie in den Bereich <Budgets> und wählen Sie das gewünschte Budget.
Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Aufträge> oder wählen Sie im Kontextmenü <Aufträge>.
Wählen Sie den gewünschten Auftrag aus und klicken Sie anschließend auf die Funktion <Freigaben> oder wählen Sie im Kontextmenü <Freigaben>
Navigationspfad 2:
Navigieren Sie in den Bereich <Aufträge>, wählen Sie den gewünschten Auftrag und das Register <Freigaben>.
Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Freigaben> oder wählen Sie im Kontextmenü <Freigaben>.
Navigationspfad 3:
Navigieren Sie in den Bereich <Freigaben>, wählen Sie den gewünschten Auftrag und das Register <Freigaben>.
Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Freigaben> oder wählen Sie im Kontextmenü <Freigaben>.
Navigationspfad 4 (Schnellzugriff):
Klicken Sie auf die Funktion <Rechnungen> im Navigationsbaum (links). und wählen Sie das Register <Freigaben>.
Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Freigaben> oder wählen Sie im Kontextmenü <Freigaben>.

Kostenpositionen (der Freigabe zur Zahlung)

Die Kostenpositionen berechnen die Freigabe zur Zahlung.

Es stehen unterschiedliche Typen für Kostenpositionen zur Verfügung.

Beispiele:
- geprüfter Betrag ohne Umsatzsteuer
- Abzug
- Einbehalt
- Skonto
- Zwischensumme
- bisherige Freigaben

Kategorien

Mit Hilfe der Kategorien können Kostenpositionen gruppiert und gefiltert werden.

Beispiele:
- Kostenart Bauleistungsversicherung
- Kostenart Bauumlage

Beim Erstellen einer neuen Abrechnung oder Rechnung stehen die Freigabevorlagen des Vertrages und die allgemeinen Freigabevorlagen zur Auswahl.

Freigaben verschieben

Freigaben können im Vergleich zu Aufträgen nicht verschoben werden, da sie oftmals Teil einer kumulativen Rechnungskette sind.

Rechnungen

Der Rechnung werden die Kosten der Freigaben zugeordnet.

Der Rechnung selbst werden keine Kosten zugeordnet.

Die Rechnung wird dem (Teil-)Projekt zugeordnet.

Die Rechnung wird einem Vertrag zugeordnet.

Eine Rechnung enthält eine oder mehrere Freigaben.

Beispiel für Rechnungen mit einer Freigabe (Standard: Eins-Eins-Beziehung):
- Abschlagsrechnungen für Abbrucharbeiten

Beispiele für Rechnungen mit mehreren Freigaben (Eins-Viele-Beziehung):
- Abschlagsrechnungen Rohbau mit getrennten Freigaben für die Leistungen Erdarbeiten, Betonarbeiten und Mauerarbeiten
- Abschlagsrechnungen mit getrennten Freigaben für Planungsleistungen der HOAI-Leistungsphasen
- Abschlagsrechnungen mit getrennten Freigaben für die ursprünglich beauftragten Leistungen und die nachträglich beauftragten Leistungen (Nachträge)
- Abschlagsrechnungen mit getrennten Freigaben für unterschiedliche Umsatzsteuersätze
- Schlussrechnung mit der ursprünglichen Freigabe und der korrigierten Freigabe
- Schlussrechnung mit der ursprünglichen Freigabe und einer getrennten Freigabe der Einbehalte

Beispiele finden Sie in unserem Musterprojekt Fallbeispiele im Menü <Hilfe><Fallbeispiele öffnen>.

Rechnungs-Nr.

Mit Hilfe der Rechnungs-Nr. kann eine Rechnung eindeutig identifiziert werden.

Wählen Sie innerhalb eines (Teil-)Projektes einen eindeutigen Inhalt für das Feld <Rechnungs-Nr.>.
Vorschlag für den Startwert ist 0001 und dann jeweils fortlaufend.
Die Sortierung erfolgt Zeichen für Zeichen von links nach rechts.
Bindestriche werden bei der Sortierung bis auf eine Ausnahme ignoriert:
Wenn zwei Textzeichenfolgen bis auf einen Bindestrich identisch sind, wird der Text mit dem Bindestrich an die letzte Stelle sortiert.
Die maximale Zeichenlänge beträgt 16 Zeichen.
Empfohlene Zeichenlänge maximal 8 Zeichen.
Die Rechnungs-Nr. kann als Beleg-Nr. verwendet werden. Das Feld <Beleg-Nr.> bleibt infolgedessen leer.
Die Rechnungs-Nr. kann als Buchhaltungs-Nr. verwendet werden. Das Feld <Buchhaltungs-Nr.> bleibt infolgedessen leer.

Beleg-Nr.

Die Beleg-Nr. ist die Rechnungs-Nr. des Auftragnehmers.

Die maximale Zeichenlänge beträgt 32 Zeichen.

Es ist keine Eindeutigkeit für den Feldinhalt erforderlich.

Buchhaltungs-Nr.

Die Buchhaltungs-Nr. ist die Nummer der (Finanz-)Buchhaltung des Auftraggebers.

Die maximale Zeichenlänge beträgt 32 Zeichen.

Es ist keine Eindeutigkeit für den Feldinhalt erforderlich.

Datum Freigabe

Der Feldinhalt <Datum Freigabe> ist Kriterium für die Berechnung der verbleibenden Mittelabflüsse.

Kategorie

Mit Hilfe der Kategorie können Rechnungen kategorisiert und gefiltert werden.

Beispiele:
- Abschlagsrechnung
- Schlussrechnung
- Vorausrechnung
- Teilschussrechnung
- Einzelrechnung
- Gutschrift

Status

Mit Hilfe des Status können Rechnungen nach Ihrem Status kategorisiert und gefiltert werden.

Beispiele:
- Zahlung erfolgt
- Prüfung Objektplanung/Fachplanung
- Weitergabe Finanzbuchhaltung

Beispiel für einen Filter: Alle Rechnungen mit dem Status <Prüfung Objektplanung/Fachplanung>.

Dokumente verknüpfen

Navigieren Sie in den Bereich <REchnungen>, wählen Sie die gewünschte Rechnung und das Register <Dokumente>.

Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Neue Verknüpfung> und folgen Sie den Bildschirmanweisungen.

Eine Verknüpfung referenziert eine vorhandene Datei, die sich auf dem lokalen Computer oder im lokalen Netzwerk befindet.

Beispiele:
- PDF-Dateien
- Microsoft-Word-Dateien
- Bild-Dateien
- Microsoft-Excel-Dateien

Wird die Datei in dem angegebenen Verzeichnis nicht gefunden, wird die Datei zusätzlich im aktuellen Verzeichnis der (Projekt-)Datei gesucht.

Rechnungen verschieben

Zahlungen

Die Zahlungen werden den <Freigaben> gegenübergestellt.

Die Eingabe von Zahlungen erfolgt

- im Bereich <Freigaben> oder

- mit Hilfe von Kostenpositionen des Typs <Zahlung> oder

- mit Hilfe der Importfunktion.

Navigationspfade

Navigationspfad 1:

Navigieren Sie in den Bereich <Freigaben>, wählen Sie den gewünschten Auftrag und das Register <Freigaben>.

Wählen Sie die gewünschte Freigabe und klicken Sie anschließend auf die Funktion <Bearbeiten> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> oder im Kontextmenü.

Navigationspfad 2:

Navigieren Sie in den Bereich <Aufträge>, wählen Sie den gewünschten Auftrag und das Register <Freigaben>.

Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Freigaben> oder wählen Sie im Kontextmenü <Freigaben>.

Wählen Sie die gewünschte Freigabe und klicken Sie anschließend auf die Funktion <Bearbeiten> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> oder im Kontextmenü.

Die Originalrechnung wird durch den Auftragnehmer erstellt und enthält die Informationen <ungeprüfter Betrag ohne USt.> und <Forderung>.
Der Betrag <Forderung> wird nicht kumulativ dargestellt.
Der Betrag <ungeprüfter Betrag ohne USt.> kann sowohl kumulativ als auch nicht kumulativ dargestellt werden.
Die Projektsteuerung prüft und erstellt eine Prüfrechnung mit den Beträgen der <Freigabe>.
Eventuelle Abzüge für Skontovereinbarungen werden im Betrag der <Freigabe> berücksichtigt.
Die <Zahlung> erfolgt durch den Auftragnehmer und wird dem Betrag der <Freigabe> gegenübergestellt.
Die <Freigabe*> enthält die Beträge <Freigabe> und <Einbehalte>.
Die Kostenposition <Freigabe zur Zahlung> wird ohne eventuelle Abzüge für Skontovereinbarungen dargestellt.

Rückwärtsrechnung

Statt den Betrag <Freigabe zur Zahlung mit USt.> zu berechnen, wird der Betrag <geprüfter Betrag ohne USt.> berechnet (Rückwärtsrechnung).

Bei der Eingabe eines Betrages <Freigabe zur Zahlung mit USt.> erfolgt die Berechnung von dieser Position nach oben und erst anschließend nach unten.

Bei Eingaben oder Änderungen nach dem Positionstyp<Freigabe zur Zahlung mit USt.> erfolgt die Berechnung ebenfalls zunächst vom Positionstyp<Freigabe zur Zahlung mit USt.> nach oben und erst anschließend nach unten.

Beispiele:
- Eingabe bereits erfolgter Freigaben zur Zahlung.
- gerundete Beträge für die Freigaben zur Zahlung.

Abrechnungsinformationen importieren

Ziel: Rechnungen, Freigaben und Kostenpositionen durch Import aus einer MS-Excel-Datei einfügen.

Rechnungen und Freigaben aus MS-Excel importieren

Öffnen Sie den Bereich <Freigaben>.

Klicken Sie auf die Funktion <Import Freigaben aus Microsoft-Excel> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> und folgen Sie anschließend den Bildschirmanweisungen.

Beispiel 1: Neue Rechnungen mit neuer Freigabe und neuen Kostenpositionen zu bereits vorhandenen Verträgen mit einem (1) Auftrag erstellen
Erforderliche Feldzuordnung: <Vertrags-Nr.> oder <Buchhaltungs-Nr.> der vorhandenen Verträge und <Rechnungs-Nr.> der neuen Rechnungen

Beispiel 2: Neue Rechnungen mit neuer Freigabe und neue Kostenpositionen zu bereits vorhandenen Verträgen mit mehreren (n) Aufträgen erstellen
Erforderliche Feldzuordnung: <Vertrags-Nr.> oder <Buchhaltungs-Nr.> und <Auftrags-Nr.> der vorhandenen Verträge sowie <Rechnungs-Nr.> der neuen Rechnungen

Beispiel 3: Neue Freigaben zu bereits vorhandenen Rechnungen und zu bereits vorhandenen Verträgen mit einem (1) Auftrag erstellen
Erforderliche Feldzuordnungen: <Vertrags-Nr.> oder <Buchhaltungs-Nr.> der vorhandenen Verträge und <Rechnungs-Nr.> der vorhandenen Rechnungen sowie <Freigabe-Nr.> der neuen Freigaben

Beispiel 4: Neue Freigaben zu bereits vorhandenen Rechnungen und zu bereits vorhandenen Verträgen mit mehreren (n) Aufträgen erstellen
Erforderliche Feldzuordnungen: <Vertrags-Nr.> oder <Buchhaltungs-Nr.> und <Auftrags-Nr.> der vorhandenen Verträge und <Rechnungs-Nr.> der vorhandenen Rechnungen sowie <Freigabe-Nr.> der neuen Freigaben

Beim Import werden folgende Kostenpositionen (Typ) erstellt:
- <ungeprüfter Betrag ohne USt.> (erhält den Wert 0)
- <geprüfter Betrag ohne USt.>
- <Umsatzsteuer>
- <Freigabe zur Zahlung mit USt.>

Zahlungen importieren

Ziel: Feldinhalt <Zahlungen> aktualisieren und den <Freigaben> gegenüberstellen.

Die zu importierenden Datensätze aus Finanzbuchhaltungssystemen, wie zum Beispiel SAP, DATEV oder Dynamics NAV, müssen im Format MS-Excel vorliegen (Quelldatei).

Zahlungen aus MS-Excel importieren

Öffnen Sie den Bereich <Freigaben>.

Klicken Sie auf die Funktion <Import Zahlungen aus Microsoft-Excel> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> und folgen Sie anschließend den Bildschirmanweisungen.

Beispiel 1: Zahlungen für Rechnungen mit jeweils einer Freigabe
Erforderliche Feldzuordnung: <Rechnungs-Nr.> oder <Buchhaltungs-Nr.>
Fall 1: Wenn Feldzuordnung <Rechnungs-Nr.> ohne <Buchhaltungs-Nr.> dann Schlüsselfeld: <Rechnungs-Nr.>
Fall 2: Wenn Feldzuordnung <Buchhaltungs-Nr.> ohne <Rechnungs-Nr.> dann Schlüsselfeld: <Buchhaltungs-Nr.>
Fall 3: Wenn Feldzuordnung <Rechnungs-Nr.> und <Buchhaltungs-Nr.> dann Schlüsselfeld: <Rechnungs-Nr.>

Beispiel 2: Zahlungen für Rechnungen mit mehreren Freigaben
Erforderliche Feldzuordnung: <Rechnungs-Nr.> und <Freigabe-Nr.>

Freigabevorlagen, Freigaben zur Zahlung

Freigabevorlagen sind Kopiervorlagen und Berechnungsformulare für die Berechnung der Beträge für die <Freigabe zur Zahlung> (Abrechnungslogik).

Es existieren Allgemeine Freigabevorlagen und Freigabevorlagen der Verträge.

Allgemeine Freigabevorlagen (Einstellungen) sind Freigabevorlagen für neue Verträge.

Allgemeine Freigabevorlagen (Einstellungen) können aus bestehenden Projekten importiert und ersetzt werden.

Jeder Vertrag erhält eine eigene Freigabevorlage.

Neue Freigaben erhalten wahlweise das Berechnungsformular (Abrechnungslogik)

der Freigabevorlage des Vertrags (Standard) oder
eine der Allgemeinen Freigabevorlagen (Einstellungen).

Jede Freigabevorlage besteht aus unterschiedlichen Berechnungs-Typen (Beispiele: Zwischensummen, Abzüge, Umsatzsteuer).

Änderungen der Freigabevorlagen wirken sich ausschließlich auf neue Verträge oder neue Freigaben aus.

Freigabevorlagen werden als anpassbare All-in-one-Vorlagen betrachtet.

Dabei wird auf unterschiedliche Vorlagen für z.B. Voraus-, Abschlags- oder Schlussrechnungen verzichtet.

Daraus ergeben sich folgende Vorteile:

- Einfachheit

- Flexibilität

- Übersichtlichkeit

Hintergrund ist die Vielzahl möglicher individueller Ereignisse innerhalb einer Rechnungskette, die mit Hilfe von anpassbaren All-in-one-Vorlagen einfacher abgebildet werden können. Beispiele:

- Vorlage Bankbürgschaften zu Ausführungsbeginn, während der Ausführung, mit der Schlussrechnung oder zu keinem der genannten Ereiginsse

- Sondervereinbarungen hinsichtlich von Vorauszahlungen oder Einzelrechnungen (z.B. Stundenlohnarbeiten)

- Aufrechnungen (Gegenforderungen) nach Eintritt bestimmter Ereignisse (z.B. Beschädiung von Fremdleistungen)

- temporäre zusätzliche Sondereinbehalte zu bereits vorhandenen Einbehalten (z.B. mangelhafte Leistungserbringung)

- unregelmäßige Skontoabzüge auf Grund längerer Prüfungslaufzeiten

- unterschiedliche Umsatzsteuersätze (temporäre Änderung der Umsatzsteuersätze)

Beispiel: Freigabe zur Zahlung mit Hilfe einer All-in-one-Vorlage

ungeprüfter Betrag ohne USt. 20.000,00
geprüfter Betrag ohne USt. 20.000,00
- Nachlass -1,00% -200,00
Zwischensumme 19.800,00
- Baustellenumlage -0,50% -99,00
Zwischensumme 19.701,00
- Einbehalt Vertragserfüllung -10,00% -1.970,10
- Einbehalt Mängelansprüche 0,00
- Aufrechnungen 0,00
- bisherige Freigaben -8.955,00
Zwischensumme 8.775,90
+ Umsatzsteuer (USt.) 19,00% 1.667,42
Freigabe zur Zahlung mit USt. 10.443,32
- Skonto 0,00% 0,00
berechneter Betrag abzgl. Skonto 10.443,32

Allgemein Freigabevorlagen bearbeiten

Klicken Sie auf die Funktion <Freigabevorlagen> im Programmmenü <Einstellungen>.

Im Menüpunkt <Weitere Aktionen> stehen Weitere Aktionen zur Verfügung.

Freigabevorlagen ersetzen (importieren)

Klicken Sie im Programmmenü <Einstellungen> auf <Freigabevorlagen>.

Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Vorlagen ersetzen> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> und folgen Sie anschließend den Bildschirmanweisungen.

Berechnungssystematik

Die Berechnung der Kostenpositionen erfolgt von oben nach unten.
Die Berechnung beginnt mit der Kostenposition des Typs <geprüfter Betrag ohne USt.>.
Kostenpositionen die sich vor dem Typ <geprüfter Betrag ohne USt.> befinden, bleiben in der automatischen Berechnung unberücksichtigt.
Kostenpositionen des Typs <Skonto> werden automatisch in der Freigabe berücksichtigt.

Kostenpositionen des Typs <Zwischensumme> bilden einen neuen Basiswert für nachfolgende Berechnungen.

Innerhalb einer Freigabe gilt der einheitliche Umsatzsteuersatz <Umsatzsteuer> (Sonderfall: umsatzsteuerfreie Versicherungsleistungen).

Kostenpositionen einfügen

Öffnen Sie den Navigationsbereich <Freigaben>.

Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Zeile einfügen> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> oder im Kontextmenü und geben Sie die gewünschten Informationen ein.

Nach dem Einfügen erfolgt automatisch eine Neuberechnung.

Kostenpositionen löschen

Öffnen Sie den Navigationsbereich <Freigaben>.

Klicken Sie anschließend auf die Funktion <Löschen> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> oder im Kontextmenü und geben Sie die gewünschten Informationen ein.

Nach dem Löschvorgang erfolgt automatisch eine Neuberechnung.

Folgende Typen der Kostenpositionen können nicht entfernt werden:

<ungeprüfter Betrag ohne USt.>
<geprüfter Betrag ohne USt.>
<Umsatzsteuer>
<Freigabe zur Zahlung mit USt.>

Folgende Typen der Kostenpositionen dienen als Zwischensummen (Basiswert):

<geprüfter Betrag ohne USt.>
<Zwischensumme>
<Freigabe zur Zahlung mit USt.>
<Leistungswert (Earned Value)>

Konkrete Zahlenbeispiele zu den unterschiedlichen Kostenpositionen finden Sie in unserem Musterprojekt Fallbeispiele: Menü <Hilfe><Fallbeispiele öffnen>

Kostenpositionen kategorisieren

Kostenpositionen werden über die Feldinhalte <Kostenart> kategorisiert und ausgewertet werden.

ungeprüfter Betrag ohne Umsatzsteuer

Die Kostenposition des Typs <ungeprüfter Betrag ohne USt.> ist der (kumulative) Betrag der ungeprüften Rechnung vor Abzügen und Einbehalten.

Dieser Positionstyp kann nicht gelöscht werden.

geprüfter Betrag ohne Umsatzsteuer

Die Kostenposition des Typs <geprüfter Betrag ohne USt.> ist der (kumulative) Betrag der geprüften Rechnung vor Abzügen und Einbehalten

Mit der Kostenposition des Typs <geprüfter Betrag ohne USt.> beginnt die automatische Vorwärts-Berechnung (Reihenfolge: von oben nach unten).

Kostenpositionen vor dem Positionstyp <geprüfter Betrag ohne USt.> werden bei der Berechnung nicht berücksichtigt.
Dieser Positionstyp kann nicht gelöscht werden.

Umsatzsteuer

Der Umsatzsteuerbetrag für den Bereich <Freigaben> wird automatisch mit dem Umsatzsteuersatz der Kostenposition <Umsatzsteuer> berechnet.

Optional kann dieser Umsatzsteuerbetrag mit folgenden Typen erhöht oder verringert werden:

- <Umsatzsteuerbetrag (Freigaben)>

- <Umsatzsteuerausgleich (Freigaben)>

- <Skonto>

Der Umsatzsteuerbetrag für den Bereich <Einbehalte> wird automatisch mit dem Umsatzsteuersatz der Kostenposition <Umsatzsteuer> berechnet.

Optional kann dieser Umsatzsteuerbetrag mit folgenden Typen erhöht oder verringert werden:

- <Umsatzsteuerbetrag (Einbehalte)> und

- <Umsatzsteuerausgleich (Einbehalte)>

<Umsatzsteuer>

Die Kostenposition des Typs <Umsatzsteuer> berechnet eine prozentuale Umsatzsteuer für den Bereich <Freigaben>.

Innerhalb einer Freigabe gilt der einheitliche Umsatzsteuersatz der Kostenposition des Typs <Umsatzsteuer>.
Dieser Positionstyp kann nicht entfernt werden.

<Umsatzsteuerbetrag (Freigaben)>

Mit der Kostenposition des Typs <Umsatzsteuerbetrag (Freigaben)> kann zusätzlich manuell ein (nicht prozentualer) Umsatzsteuerbetrag für den Bereich <Freigaben> hinzugefügt werden.

Die Reihenfolgeposition des Typs <Umsatzsteuerbetrag (Freigaben)> ist nachfolgend vom Typ <Umsatzsteuer> und vor dem Typ <Freigabe zur Zahlung mit USt.>.

<Umsatzsteuerausgleich (Freigaben)>

Die Kostenposition des Typs <Umsatzsteuerausgleich (Freigaben)> berechnet automatisch die Umsatzsteuerdifferenz der zurückliegenden Freigaben.

Die Reihenfolgeposition des Typs <Umsatzsteuerausgleich (Freigaben)> ist nachfolgend vom Typ <Umsatzsteuer> und vor dem Typ <Freigabe zur Zahlung mit USt.>.

Kriterien für zurückliegende Freigaben:

<Datum Rechnung> der zurückliegenden Freigaben kleiner oder gleich <Datum Rechnung> der aktuellen Freigabe
wenn identisch dann
<Rechnungs-Nr.> der zurückliegenden Freigaben kleiner oder gleich <Rechnungs-Nr.> der aktuellen Freigabe
wenn identisch dann
<Freigabe-Nr.> der zurückliegenden Freigaben kleiner <Freigabe-Nr.> der aktuellen Freigabe

Hinweis:
Die Eigenschaft <Summand für bisherige Freigaben> wird nicht berücksichtigt.

<Umsatzsteuerbetrag (Einbehalte)>

Mit der Kostenposition des Typs <Umsatzsteuerbetrag (Einbehalte)> kann manuell ein Umsatzsteuerbetrag hinzugefügt werden.

Die Reihenfolgeposition des Typs <Umsatzsteuerbetrag (Einbehalte)> ist nachfolgend vom Typ <Freigabe zur Zahlung mit USt.>.

<Umsatzsteuerausgleich (Einbehalte)>

Die Kostenposition des Typs <Umsatzsteuerausgleich (Einbehalte)> berechnet automatisch die Umsatzsteuerdifferenz der zurückliegenden Einbehalte.

Die Reihenfolgeposition des Typs <Umsatzsteuerausgleich (Einbehalte)> ist nachfolgend vom Typ <Freigabe zur Zahlung mit USt.>.

Kriterien für zurückliegende Einbehalte:

1. <Datum Rechnung> der bisherigen Freigaben kleiner oder gleich <Datum Rechnung> der aktuellen Freigabe
wenn identisch dann
<Rechnungs-Nr.> der bisherigen Freigaben kleiner oder gleich <Rechnungs-Nr.> der aktuellen Freigabe
wenn identisch dann
<Freigabe-Nr.> der bisherigen Freigaben kleiner <Freigabe-Nr.> der aktuellen Freigabe

2. Eigenschaft Summand für Einbehalte ist aktiviert (<Ja>)

Freigabe zur Zahlung mit Umsatzsteuer

Die Kostenposition des Typs <Freigabe zur Zahlung mit USt.> ist der geprüfte Freigabebetrag zur Zahlung einschließlich Umsatzsteuer nach Abzügen und Einbehalten.

Die Kostenposition des Typs <Freigabe zur Zahlung mit USt.> und <Skonto> werden addiert und in das Feld <Freigaben> der Freigabe übertragen

Nach Eingabe im Feld <Betrag> des Positionstyps <Freigabe zur Zahlung mit USt.> erfolgt eine Rückwärts-Rechnung.
Die automatische Berechnung erfolgt in umgekehrter Reihenfolge von unten nach oben - vom Positionstyp <Freigabe zur Zahlung> bis zum Positionstyp <geprüfter Betrag ohne USt.>.
Dieser Positionstyp kann nicht gelöscht werden.

Abzug

Verwenden Sie eine Kostenposition des Typs <Abzug> für eine Minderung des Betrages.

Wird für die Kostenposition des Typs <Abzug> eine Prozentzahl (ohne Prozentzeichen) eingetragen, wird der Betrag mit Hilfe des Basiswertes automatisch berechnet.

Der Basiswert ist die übergeordnete Zwischensumme (Typ <Zwischensumme>) oder Kostenpositionen die eine Zwischensumme darstellen wie zum Beispiel die Kostenposition des Typs <geprüfter Betrag ohne USt.>.

Beispiele:
- Bauumlagen
- Bauleistungsversicherungen
- Nachlässe
- Minderung auf Grund nicht erbrachter oder fehlerhafter Leistungen
- Vertragsstrafen

Einbehalt

Verwenden Sie Kostenpositionen des Typs <Einbehalt> für das Zurückhalten von Beträgen als Sicherheitsleistungen.

Beispiele:
- Vertragserfüllung
- Mängelansprüche
- Überzahlungen
- Insolvenz des Auftragnehmers

Für die Kostenposition des Typs <Einbehalt> kann eine Prozentzahl oder ein Betrag eingegeben werden.

Die Kostenposition des Typs <Einbehalt> leitet eine Überprüfung und automatische Deaktivierung der Eigenschaft <Summand für Einbehalte> der zuletzt erstellten Freigabe ein.

Eigenschaft <Summand für Einbehalte>

Die Eigenschaft <Summand für Einbehalte>:

- ist eine Eigenschaft der Freigabe

- erhält zu Beginn den Wert <Ja> (aktiviert)

- betrifft alle enthaltenen Kostenpositionen des Typs <Einbehalt> innerhalb der Freigabe

- aktiviert <Ja> oder deaktiviert <Nein> die berechnete Summe der Kostenpositionen des Typs <Einbehalt> einer Freigabe

- kann nachträglich manuell verändert werden

Bedingung für die automatische Deaktivierung der Eigenschaft <Summand für Einbehalte> der zuletzt erstellten Freigabe:
Die zuletzt erstellte und die neu erstellte Freigabe enthalten einen kumulativen Einbehalt.

Definition <kumulativer Einbehalt>:
Es befinden sich eine oder mehrere Kostenpositionen des Typs <Einbehalt> und keine des Typs <bisherige Einbehalte (Gegenbuchung)> vor dem Typ <bisherige Freigaben>, <bisherige Freigaben*> oder <bisherige Einbehalte>.

Definition <nicht kumulativer Einbehalt>:
Kostenpositionen des Typs <Einbehalt> befinden sich ausschließlich nach dem Typ <bisherige Freigaben>, <bisherige Freigaben*> oder <bisherige Einbehalte> oder es sind keine Kostenpositionen des Typs <Einbehalt> vorhanden.

Werden nachträglich Kostenpositionen des Typs <Einbehalt> eingefügt, gelöscht oder bearbeitet, ist die Eigenschaft <Summand für Einbehalte> zu prüfen und gegebenenfalls manuell anzupassen. Unabhängig der automatischen Deaktivierung ist die Eigenschaft <Summand für Einbehalte> zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Wurde die Eigenschaft einer Freigabe manuell angepasst erfolgt keine automatische Deaktivierung.

Hinweis:
Bei aktivierter Eigenschaft <Summand für Einbehalte> enthält die Spalte <Einbehalte> der Ansicht die berechnete Summe der Kostenpositionen des Typs <Einbehalt>.

bisherige Freigaben

Verwenden Sie die Kostenposition des Typs <bisherige Freigaben> für den Abzug der bisherigen Freigaben.

Kriterien für die Berechnung der Summe der <bisherige Freigaben>:

1. <Datum Rechnung> der bisherigen Freigaben kleiner oder gleich <Datum Rechnung> der aktuellen Freigabe
wenn identisch dann
<Rechnungs-Nr.> der bisherigen Freigaben kleiner oder gleich <Rechnungs-Nr.> der aktuellen Freigabe
wenn identisch dann
<Freigabe-Nr.> der bisherigen Freigaben kleiner <Freigabe-Nr.> der aktuellen Freigabe

2. Eigenschaft <Summand für bisherige Freigaben> ist aktiviert (<Ja>)

Hinweis:
Wenn Sie die Summe der bisherigen Freigaben nicht automatisiert berücksichtigen möchten, verwenden Sie den Positionstyp <Abzug>.

Eigenschaft <Summand für bisherige Freigaben>

Die Eigenschaft <Summand für bisherige Freigaben>
- ist eine Eigenschaft der Freigabe und

- erhält zu Beginn den Wert <Ja> (aktiviert), wenn die neue Freigabe den Positionstyp <bisherige Freigaben> oder <bisherige Einbehalte> enthält.

Bei aktivierter Eigenschaft <Summand für bisherige Freigaben> enthält die Spalte der Ansicht das Kennzeichen <S>.

bisherige Einbehalte

Positionstyp <bisherige Einbehalte>

Verwenden Sie die Kostenposition des Typs <bisherige Einbehalte> für den Abzug der bisherigen Einbehalte.

Verwenden Sie die Kostenposition des Typs <bisherige Einbehalte (Gegenbuchung)> für die Addition der bisherigen Einbehalte.

Kriterien für die Berechnung der Summe der <bisherigen Einbehalte>:

1. <Datum Rechnung> der bisherigen Freigaben kleiner oder gleich <Datum Rechnung> der aktuellen Freigabe
wenn identisch dann
<Rechnungs-Nr.> der bisherigen Freigaben kleiner oder gleich <Rechnungs-Nr.> der aktuellen Freigabe
wenn identisch dann
<Freigabe-Nr.> der bisherigen Freigaben kleiner <Freigabe-Nr.> der aktuellen Freigabe

2. Eigenschaft Summand für Einbehalte ist aktiviert (<Ja>)

Hinweis:
Wenn Sie die Summe der bisherigen Einbehalte nicht automatisiert berücksichtigen möchten, verwenden Sie den Positionstyp <Abzug>.

Eigenschaft <Summand für Einbehalte>

Die Eigenschaft <Summand für Einbehalte>
- ist eine Eigenschaft der Freigabe und

- erhält zu Beginn den Wert <Ja> (aktiviert), wenn die neue Freigabe keine der Positionstypen <bisherige Freigaben> oder <bisherige Einbehalte> enthält.

Automatismus für die Eigenschaft <Summand für Einbehalte> für zurückliegende Freigaben.

(Voraussetzung: Die Eigenschaft wurde durch den Anwender bisher noch nicht manuell verändert.)

Fall kumulativer Einbehalt:

Der Betrag der zurückliegenden Freigaben des Positionstyps <Einbehalt> oder <Einbehalt (Referenz)> ist ungleich 0 (Null) und befindet sich vor dem Positionstyp <bisherige Freigaben> oder <bisherige Einbehalte>, wenn diese existieren.

Die Eigenschaft <Summand für Einbehalte> erhält dann den Wert <Nein>.

Fall nicht kumulativer Einbehalt:

Der Positionstyp <bisherige Einbehalte (Gegenbuchung)> der zurückliegenden Freigaben existiert und befindet sich vor dem Positionstyp <bisherige Freigaben> oder <bisherige Einbehalte>, wenn diese existieren.

Die Eigenschaft <Summand für Einbehalte> erhält dann den Wert <Ja>.

Zwischensumme

Positionstyp <Zwischensumme>

Verwenden Sie die Kostenposition des Typs <Zwischensumme> um den Basiswert für nachfolgende Kostenpositionen festzulegen.

Skonto

Positionstyp <Skonto>

Verwenden Sie die Kostenposition des Typs <Skonto> für eine Minderung des Betrages.

Der Auftragnehmer gewährt Skonto um eine frühzeitige Zahlung zu erreichen.

Die Reihenfolgeposition des Typs <Skonto> ist nachfolgend vom Typ <Freigabe zur Zahlung mit USt.>.

Für die Kostenposition des Typs <Skonto> kann eine Prozentzahl (ohne Prozentzeichen) oder ein Betrag eingegeben werden.

Der Basiswert ist zum Beispiel die Kostenposition des Typs <Freigabe zur Zahlung mit USt.>.

Der Betrag der Kostenposition des Typs <Skonto> wird in den Kosten der Freigabe berücksichtigt.
Der Betrag der Kostenposition des Typs <Skonto> wird innerhalb der Kostenpositionen des Typs <bisherige Freigaben> und <bisherige Freigaben*> nicht berücksichtigt.

Hinweis:
Wenn Sie Minderungen auf Grund von Skontovereinbarungen nicht in den Kosten der <Freigaben> berücksichtigen möchten, verwenden Sie den Positionstyp <Abzug>.

Teilsumme

Verwenden Sie Kostenpositionen des Typs <Teilsumme> für die Berechnung von Teilsummen.

Teilsummen stellen keinen Basiswert dar, wie zum Beispiel die Kostenposition des Typs <Zwischensumme>.

Teilsummen besitzen lediglich einen informativen Charakter.

Aufrechnungen

Verwenden Sie die Kostenposition des Typs <Aufrechnungen> für die Berücksichtigung der aktivierten Kostenpositionen im Register <Aufrechnungen> (Bereich <Aufträge>).

Im Vergleich zu Kostenpositionen des Typs <Abzug> oder <Zulage> können Aufrechnungen dynamisch mit beliebig vielen Kostenpositionen hinterlegt werden.

Die Kostenpositionen der <Aufrechnungen> werden im Einzelbericht <Rechnung> als Anlage aufgeführt.

Regel für die Berücksichtigung der einzelnen Kostenpositionen: <Datum> der Gegenforderung kleiner oder gleich <Datum Rechnung> der Rechnung

Beispiele für Aufrechnungen als Abzüge:
- Müllentsorgung durch Nachunternehmer
- Beschädigungen von bereits fertiggestellten Fremdleistungen
- Demontage und Remontage auf Grund vergessener Leistungen
- Korrekturmaßnahmen von Vorleistungen, z. B. Nichteinhaltung von Maßtoleranzen
- Behinderungen des Nachunternehmers durch Zeitverzug des Vorunternehmers

Beispiele für Aufrechnungen als Zulagen:
- Stundenlohnarbeiten

Text

Verwenden Sie Kostenpositionen des Typs <Text> für Textinformationen.

Text besitzt lediglich einen informativen Charakter.

Leistungswert

Verwenden Sie die Kostenposition des Typs <Leistungswert (Earned Value)> für die Berechnung eines prozentualen Leistungswertes (Fertigstellungswert).

Diese Kostenposition ist gleichzeitig Zwischensumme (Basiswert).

enthaltener Betrag

Verwenden Sie Kostenpositionen des Typs <enthaltener Betrag> um einen enthaltenen prozentualen Anteil zu berechnen.

Der Typ <enthaltener Betrag> bleibt in der Berechnung unberücksichtigt.

Beispiel:
- Berechnung der enthaltenen Umsatzsteuer.

Teilbetrag

Verwenden Sie Kostenpositionen des Typs <Teilbetrag> für die Berechnung eines prozentualen Teilbetrages.

Der Typ <Teilbetrag> bleibt in der Berechnung unberücksichtigt.

Zahlung

Verwenden Sie Kostenpositionen des Typs <Zahlung> für die Darstellung der (aus-)bezahlten Beträge.

Die berechnete Summe der Kostenpositionen des Typs <Zahlungen> werden als Summe in das Feld <Zahlung> der Freigabe übertragen.

Zulage

Verwenden Sie die Kostenposition des Typs <Zulage> für die additive Berücksichtigung von Kosten.

Gegenteil der Kostenposition des Typs <Zulage> ist der Typ <Abzug>.

Versicherung

Ziel: Umsatzsteuerfreie Entgeltminderungen von Versicherungen (z. B. Bauleistungsversicherung)

<Zwischensumme (Referenz)>

Verwenden Sie die Kostenposition des Typs <Zwischensumme (Referenz)>, um den Basiswert für nachfolgende Kostenposition <Versicherung (Referenz)> festzulegen.

<Versicherung (Referenz)>

Verwenden Sie die Kostenposition des Typs <Versicherung (Referenz)> für einen umsatzsteuerfreien Betrag (z. B. Bauleistungsversicherung als Leistungsaustausch).

Der Typ <Versicherung (Referenz)> kann nur nach dem Typ <Freigabe zur Zahlung mit USt.> eingefügt werden.

Wird der Typ <Versicherung (Referenz)> nach dem Typ <Skonto> eingefügt, wird der Betrag nur informativ (nicht im Freigabebetrag) berücksichtigt.

Wird für die Kostenposition des Typs <Versicherung (Referenz)> eine Prozentzahl (ohne Prozentzeichen) eingetragen, wird der Betrag mit Hilfe der Kostenposition des Typs <Zwischensumme (Referenz)> oder wenn nicht vorhanden mit Hilfe des Typs <geprüfter Betrag ohne USt.> automatisch berechnet.

<bisherige Versicherungen (Gegenbuchung)>

Verwenden Sie die Kostenposition des Typs <bisherige Versicherungen (Gegenbuchung)> für die Addition der bisherigen Versicherungen (Referenz).

Wird der Typ <bisherige Versicherungen (Gegenbuchung)> nach dem Typ <Skonto> eingefügt, wird der Betrag nicht berechnet.

Hochrechnung

Der Bereich Hochrechnung berechnet die voraussichtlichen Endabrechnungskosten.

Basis der Hochrechnung ist eine zweistufige Abweichungsanalyse mit einer Worst-Case-Systematik.
Die erste Abweichungsanalyse beinhaltet die Summe der Aufträge* und das zugeordnete Budget.
Die zweite Abweichungsanalyse beinhaltet die Summe der Freigaben* der zugeordneten Aufträge.
Wurden einem Budget mehrere Aufträge zugeordnet, wird für jeden Auftrag getrennt die Analyse durchgeführt.
Negative Differenzbeträge (Minderkosten: Vergabe oder Abrechnungsgewinne) werden nur mit aktiver Eigenschaft <abgeschlossen> berechnet.
Positive Differenzbeträge (Mehrkosten: Budget- oder Auftragsüberschreitungen) werden unabhängig der Eigenschaft <abgeschlossen> berechnet.
Bei aktiver Eigenschaft <abgeschlossen> enthält die Spalte das Kennzeichen <!>.

Die Hochrechnung ist die Summe aus:

- Kosten der Abweichungsanalyse 1: Mehr- oder Minderkosten der Position im Register <Abweichung Budget-Aufträge*>

- Kosten der Abweichungsanalyse 2: Mehr- oder Minderkosten der Positionen im Register <Abweichung Aufträge*-Freigaben*>

- Kosten <Budget> (Originalbudgets plus Änderungen)

Budget abschließen

Öffnen Sie den Navigationsbereich <Hochrechnung>.

Markieren Sie das gewünschte Element und wählen Sie das Register <Abweichung Budget-Aufträge*>.

Doppelklicken Sie die gewünschte Position und wählen Sie die gewünschte Eigenschaft aus.

Sie können diese Eigenschaft nachträglich bearbeiten.

Auftrag abschließen

Öffnen Sie den Navigationsbereich <Hochrechnung>.

Markieren Sie das gewünschte Element und wählen Sie das Register <Abweichung Aufträge*-Freigaben*>.

Doppelklicken Sie die gewünschte Position und wählen Sie die gewünschte Eigenschaft aus.

Das Abschließen eines Auftrages ist vergleichbar mit dem Status <endfakturiert> in der Finanzbuchhaltung.

Sie können diese Eigenschaft nachträglich bearbeiten.

Prognose

Die Prognose berechnet sich aus der Addition der <Hochrechnung> und den aktivierten Kostenpositionen aus dem Register <Unbekanntes>.

Die Prognose (z. B. nach DIN 276) ist vergleichbar mit dem Begriff "Estimate at Completion (EAC)" - eine Einschätzung der voraussichtlichen Gesamtfertigstellungskosten.

Das Unbekannte sind Kosteneinschätzungen die zusätzlich zu den Beträgen der Hochrechnung erwartet werden.

Unbekanntes

Für jedes Budget können beliebig viele Kostenpositionen im Bereich <Unbekanntes> erstellt werden.

Beispiele für Kostenpositionen im Bereich <Unbekanntes>:
- prognostizierte Risiken
- Rücklagen (Beispiele: Preissteigerungen, Änderungen in Gesetzen oder Normen)
- Unvorhersehbares

Zielvergaben

Zusätzlich steht mit dem Register <Zielvergaben> die Möglichkeit der Dokumentation zur Verfügung.

Für jedes Budget können beliebig viele Kostenpositionen im Bereich <Vergabeziele> erstellt werden.

Die Kostenpositionen im Register <Zielvergaben> werden in der Prognose nicht berücksichtigt.

Beispiel:
Budget abzüglich voraussichtlicher Nachträge.

Berechnungssystematik für die Bereiche <Unbekanntes> und <Zielvergaben>

Die Funktion <Aktualisieren> führt für den ausgewählten Bereich eine Neuberechnung durch.

Eine Neuberechnung oder Aktualisierung wirkt sich bei vorhandenen Filtereinstellungen nur für die ausgewählten Elemente aus.

Für Kostenpositionen mit deaktivierter Eigenschaft <aktualisieren> erfolgt keine Aktualisierung.

Beispiel Feldinhalt <Faktor [%]> für den Bereich <Zielvergaben>:

- prozentualer Kostenanteil (90%)

Beispiel Feldinhalt <Faktor [%]> für den Bereich <Unbekanntes>:

- prozentualer Kostenanteil (10%)

Berechnen Sie die Bereiche <Zielvergaben> und <Unbekanntes> nach Änderung des Budgets neu (Funktion <Aktualisieren>).
Die Spalte erhält bei deaktivierter Eigenschaft <aktualisieren> das Kennzeichen <M>.

Mittelabfluss

Der Mittelabfluss berechnet die zeitliche Verteilung der Kosten (Kostenbasis).

Die Kostenbasis (Quelle) ist wählbar: Budget, Hochrechnung oder Prognose.

Das Register <berechnete Mittelabflüsse> berechnet die voraussichtlichen Mittelabflüsse mit den Informationen aus dem Register <Terminvorgänge> und der ausgewählten Kostenbasis (Quelle).

Die Kostenpositionen im Register <bisherige Mittelabflüsse> entsprechen den Freigaben (ohne Einbehalte) zuzüglich eventueller Skonto- oder Versicherungsbeträge.

Die <verbleibenden Mittelabflüsse> werden aus der Differenz der <berechneten Mittelabflüsse> und den <bisherigen Mittelabflüssen> berechnet.

Die Verteilung der Kosten kann entweder

1. indirekt (vorgangsgesteuert) für alle Budgets mit Hilfe von Parametereinstellungen (z. B. Nachläufe) - dies entspricht der Standardeinstellung oder

2. direkt (ereignisgesteuert) ohne Parametrisierung festgelegt werden (z. B. Zahungspläne) - für einzelne Budgets.

Zeiteinheit

Es stehen zwei Zeiteinheiten zur Verfügung:

- Monate

- Arbeitstage

Mit der <Zeiteinheit> Monate erfolgt unabhängig von der Anzahl der Arbeitstage eine gleichgewichtete Verteilung auf die beteiligten Monate.

Mit der <Zeiteinheit> Arbeitstage erfolgt eine kostenanteilige Verteilung in Abhängigkeit der Anzahl der Arbeitstage pro Monat.

Beispiele für die Berechnung der Dauer mit der <Zeiteinheit> Arbeitstage:

- Anfang Montag (Mo), Ende Sonntag (So), Dauer 5 Tage

- Anfang Freitag (Fr), Ende Montag (Mo), Dauer 2 Tage

- Anfang Mittwoch (Mi), Ende Mittwoch (Mi), Dauer 1 Tag

- Anfang Samstag (Sa), Ende Samstag (Sa), Dauer 0 Tage

- Anfang Samstag (Sa), Ende Sonntag (So), Dauer 0 Tage

- Anfang Samstag (Sa), Ende Samstag (Sa), Dauer 0 Tage

- Anfang Sonntag (So), Ende Sonntag (So), Dauer 0 Tage

Feier- oder Urlaubstage werden nicht berücksichtigt.

Liegt der Anfangs- oder Endtermin auf einem Samstag oder Sonntag wird in der Spalte (Indikator) das Zeichen <T> angezeigt.

Berechnete und verbleibende Mittelabflüsse automatisiert erstellen (Mittelabflussplanung)

Eingabevarianten für Terminvorgänge:
- Terminvorgänge manuell einfügen
- Terminvorgänge aus MS-Excel importieren
- Terminvorgänge aus MS-Project importieren

Einem Kostenkontrollelement können mehrere Terminvorgänge zugeordnet werden.
Bilden Sie nicht lineare Leistungserbringungen mit dem Feldinhalt <Kostenanteil [0-100%]> der Terminvorgänge ab.

Hier finden Sie Beispiele: Menü <Hilfe><Fallbeispiele öffnen>.

Alle berechneten und verbleibenden Mittelabflüsse neu berechnen

Klicken Sie auf die Funktion <Aktualisieren> um wahlweise die Positionen im Bereich <berechnete Mittelabflüsse> und/oder <verbleibende Mittelabflüsse> gleichzeitig neu zu berechnen.

Mit der Funktion <Aktualisieren> erfolgt die Verteilung der Kosten (indirekt) mit Hilfe der Parametereinstellungen. Ausgenommen sind Budgets mit der Eigenschaft <Ereignisgesteuert [E]>.

Aktualisieren Sie den Mittelabfluss nach Änderungen der Budgets, Aufträge, Freigaben, Hochrechnungen (Prognose) oder Termininformationen neu (Funktion <Aktualisieren>).

Spalte i (Spalte Indikator)

Das Zeichen <T> (Fehlerhafte Terminvorgänge) weist auf fehlende oder fehlerhafte Terminvorgänge hin.

Das Zeichen (Fehlerhafte Anteile [%]) weist auf eine fehlerhafte Eingabe der Kostenanteile hin. (Hinweis: Die Summe der Kostenanteile muss 100 Prozent betragen.)

Das Zeichen <E> weist auf eine Einstellung (Ereignisgesteuert) ohne Parametrisierung hin.

Das Zeichen <F> (Fehlerhafte Daten) weist auf eine fehlende Aktualisierung hin.

Statusdatum

Bei fehlendem <Statusdatum> wird das aktuelle Datum vorgeschlagen.

Passen Sie das <Statusdatum> vor der Berechnung an.

Hinweise zur Automatisierung

Bei Terminvorgängen mit einer Vorgangsdauer von n Monaten werden n Kostenpositionen erstellt (Automatisierungsregel: pro Monat wird eine Kostenposition erstellt).

Bei n Terminvorgängen innerhalb von einem Monat werden n Kostenpositionen erstellt.

Für die Berechnung der <verbleibenden Mittelabflüsse> erhalten Unterzahlungen (Fertigstellungswert > Freigaben) eine ausgleichende Kostenposition zum <Statusdatum>.

Für die Berechnung der <verbleibenden Mittelabflüsse> werden Überzahlungen (Fertigstellungswert < Freigaben) angerechnet (Basis: <berechnete Mittelabflüsse>).

Die Berechnung der <bisherigen Mittelabflüsse> erfolgt durch Addition der Summanden Freigaben (ohne Einbehalte).

Bei fehlerhafter Berechnung der prozentualen Kostenanteile (Summe <> 100 Prozent) erfolgt eine lineare Verteilung.

Hinweise zur Berechnung der verbleibenden Mittelabflüsse

Die verbleibenden Mittelabflüsse berechnen sich aus der Differenz der bisherigen Mittelabflüsse (Freigaben) und der Kostenbasis (Quelle).

Der Feldinhalt <Datum Freigabe> der <bisherigen Mittelabflüsse> und das <Statusdatum> werden in die Berechnung der <verbleibenden Mittelabflüsse> berücksichtigt (Bedingung: <Datum Freigabe> kleiner als <Statusdatum>).

Einbehalte werden in den verbleibenden Mittelabflüssen als verbleibende Mittelabflüsse berücksichtigt.

Je nach Genauigkeitsanforderung sind Beträge der Kostenbasis mit den Typen der Kostenpositionen der Freigaben abzustimmen.

Beispiel: Werden Nachlässe, Bauumlagen oder Skontobeträge in den Freigaben berücksichtigt, sind diese ebenfalls in der zugeordneten Basis (z. B. Budgets oder Aufträge) zu berücksichtigen. (Hinweis: Werden diese nicht berücksichtigt, werden diese als verbleibende Differenz berechnet.)

Zahlungspläne

Um für einzelne Budgets konkrete Zahlungstermine zu berücksichtigen kann die Eigenschaft (E, ereignisgesteuert) verwendet werden. Hier bleiben die Einstellungen der Parametrisierung unberücksichtigt. Die zugeordneten Terminvorgänge erhalten vorzugsweise eine Dauer von 1 Tag (Meilensteine oder Ereignisse) und bilden die geplanten Zahlungstermine direkt ab. Wählen Sie diese Eigenschaft und geeignete Kostenanteile für die Erstellung individueller Profile, zum Beispiel für die Berücksichtigung von Vorauszahlungen.

Zahlungspläne können statisch (ohne Verknüpfung mit Terminvorgängen) oder dynamisch erstellt werden.

Für die Eingabe von statischen Zahlungsplänen bleibt der Bereich Terminvorgänge leer - tragen Sie die Mittelabflüsse manuell ein.
Für die Eingabe von dynamischen Zahlungsplänen tragen Sie vereinbarte Zahlungsereignisse (Voraus-, Abschlags- oder Schlusszahlungen) als Terminvorgänge mit der Dauer von einem Tag ein.
Zusätzlich bearbeiten Sie den Feldinhalt <Kostenanteil [0-100%]> der Terminvorgänge.
Beispiele: Menü <Hilfe><Musterprojekt: Fallbeispiele öffnen>.

Mittelzufluss

Der Bereich <Mittelzufluss> dokumentiert die Mittelzuflüsse.

Beispiele für Mittelzuflüsse:
- Eigenmittel
- Fremdmittel
- Fördermittel
- Verkaufserlöse

Das Register <geplante Mittelzuflüsse> dokumentiert die voraussichtlichen Mittelzuflüsse.

Das Register <bisherige Mittelzuflüsse> dokumentiert die bisherigen Mittelzuflüsse.

Mittelzufluss bearbeiten

Navigieren Sie in den Bereich <Mittelabfluss>.

Klicken Sie auf die Funktion <Mittelzufluss> im Menüpunkt <Weitere Aktionen>.

Grafische Auswertungen

Erstellen Sie grafische Auswertungen im Bereich Berichte.

Termininformationen importieren

Ziel: Terminvorgänge durch Import aus einer MS-Excel-Datei oder MS-Project-Datei einfügen oder ersetzen.

Beispiel: Neue Terminvorgänge zu bereits vorhandenen Kostenkontrollelementen erstellen
Erforderliche Feldzuordnungen: <Budget-Nr.> der vorhandenen Budgets und neue <Vorgangs-Nr.> der Terminvorgänge

Hinweis:
Ersetzt werden alle Terminvorgänge der Kostenkontrollelemente, die in der Import-Datei enthaltenen sind.

Terminvorgänge aus MS-Excel importieren

Öffnen Sie den Bereich <Mittelabfluss>.

Klicken Sie auf die Funktion <Import Terminvorgänge aus Microsoft-Excel> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> und folgen Sie anschließend den Bildschirmanweisungen.

Terminvorgänge aus MS-Project importieren

Öffnen Sie den Bereich <Mittelabfluss>.

Klicken Sie auf die Funktion <Import Terminvorgänge aus Microsoft-Project> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> und folgen Sie anschließend den Bildschirmanweisungen.

Die Verbindung zu Microsoft-Project erfolgt über die benutzerdefinierten Textfelder 1 bis 30 (Standard Text10).
Tragen Sie eine Budget-Nummer in das Textfeld ein.
Tragen Sie mehrere Budget-Nummern zu einem Terminvorgang getrennt mit Semikolon ein.
Für Sammelvorgänge oder Terminvorgänge ohne Kostenzuordnung bleibt das Textfeld leer.

Zahlungsplaninformationen importieren

Ziel: Zahlungspläne durch Import aus einer MS-Excel-Datei einfügen oder ersetzen.

Zahlungspläne aus MS-Excel importieren

Öffnen Sie den Bereich <Mittelabfluss><berechnete Mittelabflüsse>.

Klicken Sie auf die Funktion <Import aus Microsoft-Excel> im Menüpunkt <Weitere Aktionen> und folgen Sie anschließend den Bildschirmanweisungen.

Beispiel: Neuer Zahlungsplan einfügen und vorhandener ersetzen
Erforderliche Feldzuordnungen: <Budget-Nr.> der vorhandenen Budgets und neue <Nr.> der Kostenpositionen des Zahlungsplans.

Hinweis:
Ersetzt werden alle Kostenpositionen.

Sonstiges

Daten analysieren

Bei der Datenanalyse werden die Daten überprüft und Verbesserungen vorgeschlagen.

Beispiele:

- abgeschlossene Aufträge mit aktiven Rückstellungen

- abgeschlossene Aufträge mit aktiven Aufrechnungen

- unvollständige Zuordnung von Katalogelementen

- Überprüfung der Rechnungsketten

Daten analysieren

Klicken Sie im Programmmenü <Tools> auf die Funktion <Daten analysieren>.

Folgen Sie den Anweisungen.

Daten reorganisieren

Bei der Reorganisation werden alle Daten auf Integrität überprüft und gegebenenfalls korrigiert.

Bei der Reorganisation werden vorhandene Daten nicht verändert.

Reorganisieren

Klicken Sie im Programmmenü <Tools> auf die Funktion <Daten reorganisieren>.

Folgen Sie den Anweisungen.

Häufige Fragen und Antworten (FAQ)

Was ist der Unterschied zwischen Forderung, Freigabe und Zahlung?

Die Forderung entspricht dem geforderten Betrag des Auftragnehmers nach Abzug der bisherigen Zahlungen.

Die Freigabe ist der geprüfte Betrag. Die Freigabe erfolgt meist durch die Projektsteuerung.

Die Zahlung ist der Betrag der durch die Finanzbuchhaltung (Auftraggeber) an den Auftragnehmer bezahlt wird.

Was ist der Unterschied zwischen Forderung und ungeprüfter Betrag?

Die Forderung entspricht dem geforderten Betrag des Auftragnehmers nach Abzug der bisherigen Zahlungen, Bauumlagen und Einbehalten.

Der ungeprüfte Betrag entspricht dem geforderten kumulativen Betrag des Auftragnehmers (ungeprüfter Leistungsstand).

Was ist der Unterschied zwischen Zielbudget und Budget?

Zielbudgets entsprechen einer frühen Kostenaussage (zum Beispiel Kostenrahmen oder Kostenschätzung, DIN 276) und sind Vorgaben und Vergleichswerte für nachfolgende Kostenermittlungen (Budget). Weitere Informationen finden Sie hier.

Das Budget entspricht einer geprüften Kostenermittlung (zum Beispiel Kostenberechnung, DIN 276).

Weitere Informationen finden Sie hier.

Eine Gegenüberstellung erfolgt mit Hilfe einer gemeinsamen Kostenstruktur (zum Beispiel mit Hilfe der Hauptkostengruppen der DIN 276).

Was sind Zielvergaben?

Zielvergaben sind Vorgaben und Vergleichswerte für den Kostenanschlag nach DIN 276 (Kosten der ausgepreisten Leistungsverzeichnisse nach HOAI).

Wie können Kosten für Unvorhersehbares berücksichtigt werden?

1. Mit einem oder mehreren Budgets (z. B. Unvorhersehbares).

2. Mit Hilfe von Kostenpositionen <Unbekanntes> im Bereich <Prognose>.

3. Mit Hilfe von Rückstellungen im Bereich <Aufträge>.

Was bedeutet das Fußnotenzeichen "" bei der Bezeichnung Aufträge?

Der Kostenwert enthält eventuelle Rückstellungen.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Was bedeutet das Fußnotenzeichen "" bei der Bezeichnung Freigaben?

Der Kostenwert enthält eventuelle Einbehalte.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Was bedeuten die Abkürzungen (Indikatoren) in der Spalte ?

Weitere Informationen finden Sie hier.

Welche Zeichen sollten hinsichtlich eines Datenaustauschs für die Budget-Nr., Vertrags-Nr, Rechnungs-Nr. usw. als Trennzeichen verwendet werden?

Verwenden Sie als Trennzeichen entweder einen Punkt oder ein Minuszeichen.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Was ist der Unterschied zwischen Kategorien (Kataloge) und Freitexten?

Mit Kategorien/Status erhalten Datensätze strukturierte (einheitliche) Kennzeichen für Filter- und Gruppierungsfunktionen in den Ansichten und Berichten. Dabei werden die Auswahlmöglichkeiten mit Hilfe der Kataloge vorgegeben.

Mit Freitexten erhalten Datensätze zusätzliche (unstrukturierte) Informationen. Freitexte werden ausschließlich im Berichtsformat <XLSX> dargestellt.

Wie können eigene Kategorien (Kataloge) erstellt werden?

Kategorien/Status können in den Katalogen (Abkürzungsverzeichnisse) selbst angepasst oder erstellt werden.

Mit Kategorien (Katalogelementen) erhalten Datensätze ein gemeinsames (einheitliches) Kennzeichen für Filter- und Gruppierungsfunktionen in den Ansichten und Berichten.

Der Inhalt kann einheitlich mit Hilfe der Auswahliste (Kombinationsfeld) aus dem jeweiligen Katalog ausgewählt werden.

Allgemeine Informationen und Beispiele zu Katalogen finden Sie hier.

Wie können eigene Informationen (Freitexte) hinzugefügt werden?

Eigene Informationen können in den Feldern <Freitext> eingetragen werden.

Für die Datensätze steht jeweils ein Feld mit dem Namen <Freitext> zur Verfügung.

Der Inhalt kann für jeden Datensatz frei gewählt werden.

Wie funktioniert die Hochrechnung?

Basis der Hochrechnung ist eine zweistufige Abweichungsanalyse mit einer Worst-Case-Systematik.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Wie wird der Leistungswert (DIN 69901, Earned Value, Fertigstellungswert, Arbeitswert) berechnet?

Der Leistungswert wird durch Multiplikation der <Aufträge> (<Originalaufträge> + <Nachträge>) mit dem Fertigstellungsgrad berechnet.

Die Eingabe des Fertigstellungsgrads erfolgt im Navigationsbereich <Aufträge>. Der Leistungswert wird den <Freigaben*> gegenübergestellt.

Wie ändere ich den Standard-Umsatzsteuersatz?

Wählen Sie im Programmmenü <Einstellungen><Allgemein> und ändern Sie den Umsatzsteuersatz.

Wie ändere ich die Anzeigesprache von Deutsch nach Englisch?

Wählen Sie im Programmmenü <Einstellungen><Allgemein> und ändern Sie die Anzeigesprache.

Wie ändere ich die Währung EUR?

Wählen Sie im Programmmenü <Einstellungen><Allgemein> und ändern Sie den Währungs-Code (ISO 4217).

Hinweis: Es erfolgt keine automatisierte Umrechnung.

Wie schütze ich die Eingaben der Vorlagen und Kataloge gegen unberechtigtes Ändern?

Wählen Sie im Programmmenü <Einstellungen><Allgemein> und geben Sie ein geeignetes Passwort ein.

Wie erstelle ich eine Sicherungskopie?

Wählen Sie im Programmmenü <Datei> die Funktion <Sicherungskopie erstellen>.

Wie kann ich Daten nach MS-Excel exportieren?

Weitere Informationen finden Sie hier.

Kann ich Daten aus SAP, DATEV oder Dynamics NAV importieren?

Ja. Die Daten müssen im MS-Excel-Format vorliegen.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Kann ich Daten aus einer AVA-Anwendung importieren?

Ja. Die Daten müssen im MS-Excel-Format vorliegen.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Installation

Microsoft365 Bitness

Beim Start von K3KostenControlling wird die Bitness von Microsoft (Office) 365 mit Hilfe der folgenden Registry-Einträge geprüft.

Die Standardvorgabe von Microsoft für die Installation von Microsoft (Office) 365 ist die 64-Bit-Variante.

Microsoft (Office) 365 / 64-Bit:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Classes\CLSID\{73A4C9C1-D68D-11D0-98BF-00A0C90DC8D9}\LocalServer32

Microsoft (Office) 365 / 32-Bit:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\WOW6432Node\Classes\CLSID\{73A4C9C1-D68D-11D0-98BF-00A0C90DC8D9}\LocalServer32

Hinweise zu den Registry-Einträgen:

Eine CLSID (Class Identifier) ist ein weltweit eindeutiger Bezeichner.

Eine CLSID ist ein 16-Byte Wert, welcher 32 hexadezimal Ziffern enthält. Diese Ziffern sind in Gruppen angeordnet: 8-4-4-4-12 und in geschweiften Klammern.

Mit Hilfe dieses Bezeichners kann die Datenbankanwendung MS-Access auf einem Rechner eindeutig identifiziert werden.

WOW6432Node ist ein Substruktur, die in der Lage ist, 32-Bit-Anwendungen unter Windows 64-Bit (Standard) auszuführen.

Oftmals werden nach De– und Neuinstallationen Registry-Einträge oder Installationsdateien nicht vollständig entfernt.

Dadurch können ungültige Registry-Einträge zurückbleiben, die ein korrektes Identifizieren verhindern.

Dies tritt z. B. auf, wenn zunächst Microsoft (Office) 365 als 32 Bit-Version und anschließend als 64 Bit Version installiert wird oder umgekehrt.

Verwenden Sie das kostenfreie Tool (SetupProd_OffScrub) von Microsoft zur vollständigen Deinstallation von MS Office Installationen.
Empfehlenswert ist jedoch oftmals eine vollständige Neuinstallation des Rechners.

Installationsverzeichnisse

Die Installationsverzeichnisse unterscheiden sich hinsichtlich der Bitness-Version (X64 bzw. X32) von Microsoft (Office) 365 und somit auch von K3KostenControlling.

Installation von Programmbibliotheken (CSIDL_SYSTEM):

X64-Bit-Version:
%WINDIR%\System32
C:\Windows\System32

X32-Bit-Version:
%WINDIR%\SysWOW64
C:\Windows\SysWOW64

Installation von Installations-, Konfigurarions- und Startdateien (CSIDL_PROGRAM_FILES)

X64-Bit-Version:
%PROGRAMFILES%
C:\Programme\K3BauSoftware\K3KostenControlling21\

X32-Bit-Version:
%PROGRAMFILES(X86)%
C:\Programme (x86)\K3BauSoftware\K3KostenControlling21\

Installation von allgemeinen Programmdateien (CSIDL_COMMON_APPDATA)

%PROGRAMDATA%
C:\ProgramData\K3BauSoftware\K3KostenControlling21

Installation von benutzerspezifischen Programmdateien (CSIDL_LOCAL_APPDATA)

%LOCALAPPDATA%
C:\Benutzer\[USER]\AppData\Local\K3BauSoftware\K3KostenControlling21

Programmstart

Beim Programmstart wird der Inhalt aus dem Verzeichnis

C:\ProgramData\K3BauSoftware\K3KostenControlling21 (allgemeinen Programmdateien (CSIDL_COMMON_APPDATA))
in das Verzeichnis
C:\Benutzer\[USER]\AppData\Local\K3BauSoftware\K3KostenControlling21 (benutzerspezifischen Programmdateien (CSIDL_LOCAL_APPDATA))
automatisch kopiert bzw. synchronisiert.

Dadurch wird sichergestellt, dass alle Benutzer die identische Version von K3KostenControlling verwenden.